Översikt ESAP 20.1 - Leveransflödet

Affärsprocessen Leveransflödet är en lösning för att utbyta affärsinformation, som till exempel artikelinformation, order och faktura, elektroniskt inom detaljhandeln.

Leveransflödet används av leverantörer, återförsäljare och grossister inom dagligvaruhandeln och storhushåll, men kan även användas inom annan detaljhandel. Genom att använda en etablerad process, som Leveransflödet, går det snabbare för företag att införa elektronisk handel och utvecklingskostnaderna minskar.

Bilden visar de affärsdokument som ingår i den kompletta affärsprocessen.

Synkronisera grundinformation

Leveransflödet börjar med att köparen och leverantören synkroniserar grundinformation i sina affärssystem. Till grundinformationen hör:

  • Partinformation: GLN (Global Location Number) och tillhörande information, som namn, adress och organisationsnummer.
  • Avtalsinformation, som till exempel betalnings- och leveransvillkor.
  • Artikelinformation: GTIN (Global Trade Item Number) för varje avtalad artikel och tillhörande information, som mått och förpackningstyp.
  • Prisinformation för de avtalade artiklarna.

Att båda parterna har samma och korrekt grundinformation i sina affärssystem är en förutsättning för att det ska gå att beställa, leverera och fakturera artiklar på ett säkert och effektivt sätt. Korrekt grundinformation ger även möjlighet för köparen att administrera och kontrollera fakturor på ett automatiserat sätt.

Beställa artiklar

När grundinformationen är på plats i båda parternas affärssystem kan köparen beställa artiklar från leverantören. Köparen skapar en order baserat på pris- och artikelinformation samt övrig grundinformation. Leverantören kan svara med ett ordererkännande för att meddela att ordern är mottagen, och/ eller med en orderbekräftelse för att bekräfta att leverantören har accepterat att leverera enligt ordern. Om leverantören inte kan leverera de beställda artiklarna kan köparen informeras om detta via en orderbekräftelse med ändringar.

Leverera beställda artiklar

När de beställda artiklarna är redo att transporteras till köparen sänder leverantören en leveransavisering till köparen. Leveransaviseringen visar vilka artiklar som kommer att levereras och information om artiklarna, som till exempel bäst före-datum, serienummer och batchnummer. I och med att köparen får leveransaviseringen innan de beställda artiklarna anländer till leveransplatsen kan köparen förbereda för inleveransen.

Begära betalning

När godset har levererats sänder leverantören en faktura till köparen. För att fakturamatchningen ska kunna ske automatiskt måste all information i fakturan kunna kopplas tillbaka till grundinformationen och informationen i order, ordererkännande, orderbekräftelse och leveransavisering.

Betala faktura och eventuellt reglera betalning

Processen avslutas med att köparen betalar fakturan. Om fakturan var felaktig regleras betalningen med en kreditfaktura.