Världsbäst på datakvalitet

2011-03-16

Med hjälp av GS1-tjänsterna Validoo Item och Validoo Q-lab ligger den svenska varuhandeln i täten när det gäller datakvalitet.

– Vi kvalitetssäkrar alla nya artiklar på den svenska dagligvarumarknaden, säger Anna Nilsson ansvarig för Validoo Q-lab på GS1 Sweden. Det gör man inte i andra länder där man nöjer sig med att utföra stickprov.

Det finns ett stort existensberättigande för tjänsterna eftersom informationen om en artikels mått och storlek ofta inte stämmer överens med verkligheten. Och felaktig information skapar bekymmer genom hela kedjan.

– Om den tekniska informationen och den fysiska produkten inte stämmer överens fattar vi felaktiga beslut, säger Ralf Lind, verksamhetsutvecklare på Coop Inköp & Logistik. Det visar sig redan i transporterna till oss. Antingen får inte godset plats i lastbilen eller så kör den halvtom. Båda alternativen är lika illa.

Ralf Lind, Anna Nilsson, Andreas Millbourn

Fel mätt stort problem

Även i nästa led, när varorna har packats ut ur lastbilarna och in i distributionscentret, ställer felaktiga mått till med stora problem när artiklarna ska plockas för transport till butik. Coop använder sig av ett automatiserat plocksystem. När en truck fylls skickas en signal till nästa truck som tar vid. Fel mått sätter direkt käppar i hjulet.

Väl i butiken kan det visa sig att artiklarna inte passar in i hyllorna. Butikerna planerar sina hyllor och placeringen av artiklarna utifrån varumåtten. Det genomförs centralt för butikskedjorna genom så kallade planogram. När måtten visar sig vara fel fattar varje enskild butik flera tidsödande beslut för att lösa problemen.

I andra fall kan varans mått vara korrekta, men streckkoden defekt.

– Vi har självscanning i många av våra butiker och fungerar inte streckkoderna väljer många kunder att inte köpa varan, konstaterar Ralf Lind.

Vad är prislappen på allt detta? Det varierar och det är svårt att fastställa ett exakt belopp. Tio sekunders fördröjning i kassan är inte lika kostsamt som om en extra lastbil måste sättas in på grund av att godset tar större plats än förväntat. Det finns alltså stora summor att spara. GS1 bidrar till att höja datakvaliteten i två led.

Validoo Item kan liknas vid en mellanstation mellan leverantörer och återförsäljare som hindrar felaktig information att ta sig vidare. Med hjälp av tusentals valideringsregler nagelfar Validoo Item datauppgifterna. Innehåller seriekoden 14 siffror och är den unik? Finns det logiska motsägelser i uppgifterna om mått och vikt?

Om uppgifterna saknas eller är felaktiga skickas de tillbaka till leverantören utan att nå återförsäljarna.

Efter att ha genomgått Validoo Item som första steg, undersöks varorna mycket handfast i Validoo Q-lab. De vägs, mäts och granskas.

– Det här görs innan varorna lanseras ute i butik, säger Anna Nilsson. Det är en stor fördel eftersom det är mindre kostsamt att korrigera fel och brister i ett tidigt skede.

Rätta felaktig information

Validoo Q-lab har 400 kunder och processar 900 varor i månaden. Tjänsten har varit mycket framgångsrik och har minskat arbetet hos Coops mottagningskontroll med att korrigera artikelinformationen med mer än 60 procent. Tidigare arbetade en Coop-medarbetare 40 timmar i veckan med att rätta till felaktig information. Nu räcker det med 15 timmar.

Att Ralf Lind på Coop och andra återförsäljare ser fördelar med GS1:s tjänster för att höja datakvaliteten, är därför inte svårt att förstå. Men vad säger leverantörerna som är de som allra mest känner av de höjda kraven?

Andreas Millbourn är Sales Director på Kraft, som är en stor leverantör till Coop och tycker att det är en självklarhet att använda såväl Validoo Item som Validoo Q-lab.

– Utan korrekt data är det svårt att göra affärer, säger han. Och data kommer enbart att bli allt viktigare. Man kan se korrekt data som en hygienfråga – det är bara något som måste finnas där. Med hjälp av effektiv datahantering höjer vi vår interna effektivitet totalt sett och levererar en högre kundnytta.