Nystart för användargruppen Handelsflödet ESAP20

2012-08-22

Utvecklingen av den standardiserade affärsprocessen Handelsflödet tar ny fart. Under våren har den användargrupp som finns kring Handelsflödet återupptagit sitt arbete.

Handelsflödet ger många fördelar både för leverantörer och handeln, allt från bättre kontroll på inköp och beställning till en bättre hantering av lager och fakturering. Det ger dessutom möjlighet till att skapa spårbarhet och effektivare administration. Det var två år sedan användargruppen för Handelsflödet träffades, men i april var det dags igen.

– Utvecklingen går framåt och nya behov inom handelsflödet uppstår kontinuerligt. Det var mycket stort intresse när vi bjöd in till ett möte och ett 30-tal företrädare för dagligvaruhandeln, apoteket, leverantörer, systemleverantörer med flera var med på mötet, berättar Peter Jönsson som tagit över ansvaret inom GS1 Sweden för ESAP20.

Leverantörernas lagerkapacitet

Frågor som nu står högt på arbetsgruppens dagordning är att försöka hitta en gemensam definition och process för Crossdocking/Butiksflödet- och Representantorderflödet. Det handlar bland annat om hur dagligvarukedjorna använder leverantörernas lagerkapacitet för att kunna hålla ett brett sortiment ut mot butik.

– I dag har de olika kedjorna olika lösningar på detta vilket ställer till problem. Processerna  är ganska lika så det ska inte vara så svårt att komma överens om en gemensam process, menar Peter Jönsson.

Nu ska arbetsgruppen ta fram ett gemensamt sätt att arbeta inom detta område. En process ska förankras hos respektive användare.

– Det är viktigt att de förändringar och de affärsprocesser som vi föreslår förankras hos affärsledningarna. Det måste finnas en intern förankringsprocess även på hemmaplan eftersom det krävs anpassningar både i det praktiska utförandet och i de egna affärssystemen för att hänga med i utvecklingen, säger Peter Jönsson.

Han konstaterar att det finns en stor erfarenhet och kunskap inom användargruppen, som till stora delar består av affärsutvecklare och EDI/IT-ansvariga från handeln, varuleverantörer, systemleverantörer med flera, och att förutsättningarna till samverkan har utvecklats sedan starten.

– Alla tjänar på en minskad administration och enkla gemensamma lösningar som alla kan använda. I början höll alla på sina egna lösningar, men efterhand har alla förstått att lösningarna måste vara transparenta och harmoniserade för att vara användbara inom en eller flera olika branscher – och dessutom bygga på en global standard – för att få genomslag.

Webblösningar stödjer ESAP 20

 

 

Peter Jönsson

Peter Jönsson framhåller att även om användarna måste anpassa sina egna affärssystem så finns det dessutom webblösningar på marknaden som stödjer Handelsflödet (ESAP 20). Det skapar möjligheter även för mindre företag att genomföra effektiva affärer inom handeln.

Förutom direkta administrativa besparingar för alla led i kedjan skapar informationsutbytet bättre kontroll, säkerhet och spårbarhet, som i sin tur lägger grunden för att t ex skapa effektiva återkallelser. En standardisering av flödet för artikelinformationen är en väsentlig del av Handelsflödet ESAP 20, något som fått ännu större vikt när det nu kommer nya hårdare EU-krav på livsmedelsinformation t ex när det gäller allergener.

– Det finns många skäl till varför användargruppen behövs, säger Peter Jönsson. I fortsättningen kommer den att träffas minst fyra gånger per år.

Handelsflödet ESAP 20

Redan på 70-talet påbörjades arbetet med att beskriva den gemensamma affärsprocessen för handelsflödet mellan köpare och säljare. Syftet med en gemensam affärsprocess i vilken affärsdokumenten prislista, order, ordersvar, leveransavisering och faktura ingår är att skapa effektivspårbarhet och eliminera administrativa kostnader. GS1eCom är en global standard för elektronisk handel, en grundläggande standard. Tillsammans med användare har denna i sin tur blivit beskriven utifrån svenska förhållanden. ESAP står för EAN Sverige Användarprofiler, men eftersom EAN blivit GS1 så betyder inte längre bokstäverna något. Beteckningen kommer dock fortsatt att finnas eftersom den är inarbetad bland användarna. Det finns olika ”ESAP:ar” och nr 20 anger att det handlar om handelsflödet. I handelsflödet ingår även artikelinformation samt prislista.