GUSI ger Carlsberg ökad styrka och bättre flöden

2013-08-07

För att få en betydligt effektivare inköpsprocess och kommunikation med sina leverantörer av direkt material håller Carlsberg på att införa GS1s affärsprocess GUSI. Den kommer först implementeras i Norden för att sedan i första hand rullas ut i övriga Europa.

Carlsberg Sverige AB ingår i den internationella koncernen Carlsberg Breweries som är det fjärde största bryggeriföretaget i världen med verksamhet i över 25 länder. Koncernen sysselsätter runt 45 000 personer vid cirka 75 bryggerier.

Tidigare har arbetet med att effektivisera affärsprocesserna inom Carlsberg Sverige främst varit inriktat på kundsidan. Där används GS1s affärsprocess för handelsflödet, ESAP20. I dag fungerar den kommunikationen mycket bra. Fokuset har nu även inriktats på leverantörer av direkt material. Carlsberg är just nu inne i ett arbete med att införa GUSI (Global Upstream Supply Initiative) – en affärsprocess för kommunikation mellan tillverkare av konsumentvaruprodukter och deras leverantörer. Informationsflödena mellan Carlsberg och dess kunder å ena sidan och leverantörerna och Carlsberg å den andra, ser ungefär likadana ut.

GUSI en global affärsprocess

– Vi ser en enorm styrka i att kunna använda en global lösning på samma sätt i alla länder. Vi blir tydliga mot leverantörerna om hur vi vill att de ska arbeta. Förmodligen kommer vissa av deras andra kunder ställa motsvarande krav. Detta underlättar införandeprojekten eftersom de blir mycket effektivare även för leverantörerna, säger Eva Johansson, affärs- och IT-utvecklingschef på Carlsberg Sverige.

Ansvariga för införandet av GUSI hos Carlsberg är Eva Johansson, affärs- och IT-utvecklingschef och Jan Oscarsson, EDI-ansvarig på Carlsberg Sverige.

GUSI-projektet är en del av ett stort standardiseringsprogram som sträcker sig några år framåt i tiden och involverar alla processer inom hela koncernen och dess verksamheter i världen.

– GUSI-projektet har vi i Sverige tagit initiativ till och tidigarelagt, säger Eva Johansson. Målet är att få effektivitet i vår inköpsprocess och i vår kommunikation med leverantörerna och den omkringliggande administrationen. Införandet innebär förbättringar av ett stort antal processer, vilket ger extra effektivitet med tanke på att inköpsorganisationen arbetar globalt.

Samma process för alla leverantörer

– Kommunikationen kommer nu processmässigt att ske på samma sätt oberoende av leverantör. Dessa kan välja hur de ska hantera informationen i sina respektive affärssystem. Avgörande är dock användandet av standardiserade identiteter som GTIN för artiklar och GLN för företags identiteter och leveransplatser, säger Jan Oscarsson, EDI-ansvarig på Carlsberg Sverige.

Från Carlsbergs affärssystem skickas prognoser till leverantören som underlag för dennes produktionsplanering. Nästa steg är finplaneringen av Carlsbergs produktion. Den resulterar i en inköpsorder som skickas till leverantören. Därefter får Carlsberg en orderbekräftelse. När leverantören skickar varorna sänder den också en leveransavisering med uppgifter om bland annat material, mängd, tidpunkt, bäst före-datum samt batch-nummer.

I dag sker all denna kommunikation genom manuella processer och trafiken går via e-post och/eller fax.

Ökad automation spar tid

– Med GUSI kommer trafiken gå via EDI, säger Jan Oscarsson. Stora delar av processen blir automatiserad. När fakturan kommer matchas den automatiskt med inköpsordern i systemet. Då behöver endast avvikelser kontrolleras manuellt.

Företaget räknar med att implementera GUSI-lösningen för ett tiotal av Carlsbergs största leverantörer inom snar framtid. Men som ett första steg startar Carlsberg pilotprojekt med två av sina leverantörer av direkt material.

– Vi har arbetat med att utveckla konceptet och har nu börjat utväxla testmeddelanden med pilotleverantörerna, säger Jan Oscarsson. När vi ser att processen fungerar är det relativt enkelt att gå vidare med nya leverantörer. Då ska först göras en avstämning av processer och en kvalitetssäkring av viktig masterdata. Sedan är det i princip bara att ”köra in kontakten”.

80 procent av alla transaktioner ambitionen

– Vår ambition är ganska hög, säger Eva Johansson. 80 procent av transaktionerna när det gäller råvaror och emballage ska ske inom ramen för GUSI när vi har avslutat detta projekt.

– Därefter kommer vi även involvera mindre leverantörer, men då blir det med en annan teknik, säger Jan Oscarsson. Troligen kommer vi att öppna en portal på webben för dem.

Fördelarna för Carlsberg med GUSI är framför allt kortare ledtider, sänkta lagernivåer samt minskad administration.

– Vi har räknat hem det här bara på den administrativa sidan, säger Eva Johansson. Det är alltid svårt att kvantifiera hur lagernivåer och ledtider förändras på grund av en enskild faktor. Men effekterna blir definitivt påtagligt positiva.

1,5 miljoner enbart i billigare fakturahantering

När det gäller enbart faktureringen går det att få en grov bild av hur stora besparingarna kan bli. Den manuella hanteringen av en faktura kostar runt 200 kronor. Genom GUSI-lösningen kan denna kostnad till stora delar elimineras. Bara från Carlsbergs tre största leverantörer i Norden uppgår antalet inkommande fakturor till cirka 15 000 om året. Om kostnaden lågt räknat kan sänkas till hälften skulle besparingen bli 1,5 miljoner kronor.

– Det är också svårt att kvantifiera hur mycket företaget sparar på att en mängd typer av fel elimineras, säger Eva Johansson. Någon kan exempelvis trycka fel faxnummer. Ett e-mail kan skickas till en person som har gått på semester. Det finns många sådana störningar i manuella flöden. Att vi slipper dessa förbättrar informationsflödet oerhört mycket.

Införandet ger för övrigt också ökad kvalitet på dataöverföringarna.

Påverkar arbetssätt på flera plan

– Det här är inte bara fråga om kommunikation med leverantörer, säger Jan Oscarsson. Det nya sättet påverkar hur vi avropar, hur vi tar emot godset, och hur vi arbetar i hela organisationen.

Jan Oscarsson arbetar med att anpassa kommunikationen i XML-format så att företaget och leverantörerna tolkar varandras information på samma sätt.

– GUSI är på många sätt ett moget arbetssätt. Men på detaljnivå måste jag leta fram mycket information. Detta arbete har underlättats betydligt då jag vid behov alltid fått snabb och värdefull hjälp av GS1 Sweden.

Leverantörsstyrt lager nästa steg

På lite sikt kommer Carlsberg att implementera fullständig VMI (Vendor Managed Inventory – leverantörsstyrt lager), vilket är en alternativ GUSI-lösning.

– Då kommer leverantörerna av direkt material få hela ansvaret för att vi har deras produkter i lager, säger Eva Johansson. När vi har fått den elektroniska inköpsprocessen som vi arbetar med nu på plats, kommer vi att börja planera för införandet av en VMI-lösning.

Samtidigt kommer den nordiska projektgruppen att förbereda de nordiska systerbolagen för ett införande av GUSI. Därefter kommer lösningen rullas ut till Carlsbergs enheter i övriga Europa och på sikt resten av världen.