Bättre hushåll för P&G med automatiska leveranser

2013-08-07

Konsumentvarujätten Procter & Gamble (P&G) har automatiserat affärskommunikationen med en stor del av sina leverantörer genom satsningen på GUSI, GS1s lösning för inköp av direkt material. Genom den sparar också leverantörerna mycket pengar – inte minst för att de kan använda samma lösning för sin kommunikation med andra stora kundföretag.

GUSI (Global Upstream Supply Initiative) är en lösning för affärskommunikation för inköp av direkt material mellan tillverkare av konsumentvaruprodukter och deras leverantörer. För några år sedan var Procter & Gamble ett av de första företagen som implementerade GUSI-lösningen. P&G har bidragit i arbetet med att skapa en implementeringsguide som instruerar företag hur de kan använda de olika affärsprocesserna och ingående affärsmeddelanden på ett optimalt sätt.

– Den stora fördelen med GUSI är att vi kan se in i framtiden tillsammans med våra leverantörer. Vi får en genomlysning av affärsprocesserna och en effektiv återkoppling. Leverantörerna kan optimera sina leveranser till P&G. Våra lager blir automatiskt påfyllda utan att några manuella inköpsorder behöver skickas, säger Glenn Hempton, projektledare för GUSI på P&G.

Införandet är ett affärsprojekt

– Att införa GUSI är inte ett IT-projekt, utan ett affärsprojekt, understryker han. IT-delen finns i bakgrunden och gör att lösningen fungerar. Fokuset ligger på affärerna.

På P&G har arbetet med att förbättra och utveckla leveranskedjan pågått under lång tid. För nio år sedan började företaget undersöka hur informationsflödet gentemot dess leverantörer kunde förbättras.

Att införa GUSI är inte ett IT-projekt, utan ett affärsprojekt. IT-delen finns i bakgrunden och gör att lösningen fungerar. Fokuset ligger på affärerna, säger Glenn Hempton, projektledare för GUSI på P&G.

– I princip går det bra att genomföra de aktuella affärsprocesserna manuellt om företaget har ett fåtal leverantörer, säger Glenn Hempton. Men för att göra det effektivt om man har 150 fabriker, var och en med hundratals leverantörer, krävs en automatisk lösning.

Det ledde fram till att P&G skapade en egen global lösning för kommunikationen uppströms.

– Under två–tre år använde vi denna egna lösning gentemot vissa leverantörer. Varje sådan implementering var smärtsam och tekniskt mycket tung. Från många av leverantörerna fanns det också ett motstånd mot att bygga en särskild lösning för P&G.

Flera leverantörer var i praktiken tvungna att ha en särskild teknisk lösning för P&G, en annan för Unilever, en tredje för Nestlé, och ytterligare särskilda lösningar för andra kunder.

Fungerar för alla

GUSI räcker som lösning för alla kundföretag vid inköp och leverans av direkt material.

– En satsning på GUSI innebär en teknisk investering även för leverantörerna. Men den innebär också att de kan förbättra sina kundrelationer. De leverantörer som tidigare hade många olika lösningar kan således göra stora besparingar.

– Tio av P&Gs leverantörer av direkt material visade tidigt ett stort intresse för GUSI, fortsätter Glenn Hempton. Det är vanligt att leverantörer kommunicerar med flera av våra fabriker. Därför kunde vi redan 2005 etablera sammanlagt 50 GUSI-kopplingar med dessa tio leverantörer.

70 anslutna leverantörer

I dag har P&G närmare 70 leverantörer anslutna. Antalet kopplingar med dem uppgår till sammanlagt cirka 500. Som mest kommunicerar de enskilda leverantörerna med 50–60 av företagets fabriker.

Genom GUSI kan P&G integrera leveranskedjan med sina leverantörer utan att det krävs kostsamma och tidskrävande integrationsprojekt för varje partner.

– En stor fördel är att det går snabbt, enkelt och smidigt att implementera standarden. Tidigare kunde vi bara göra sex eller sju implementeringar per år. Nu gör vi 60 till 70 per år.

Affärsprocessen börjar med att P&G automatiskt skickar en lagerrapport och en efterfrågeprognos till leverantören av direkt material. Med utgångspunkt från dessa skickar leverantören tillbaka ett leveransförslag. Det genererar automatiskt en inköpsorder som registreras i P&Gs affärssystem. I samband med att godset skeppas skickar leverantören en leveransavisering till P&G. När P&G har kontrollerat godset får leverantören en mottagningsbekräftelse.

Leverantören kan ansvara för rätt nivå i lagret

– Genom den inbyggda planeringsfunktionen får leverantören information om hur mycket av det direkta materialet som förbrukas i tillverkningsprocessen. Det gör det möjligt för leverantören att ta ansvaret för att P&Gs lager ständigt är fyllda till rätt nivå.

Glenn Hempton är medlem i den internationella GUSI-gruppen där cirka 30 företag driver och utvecklar standarden inom GS1.

– I GUSI-gruppen förde vi många diskussioner om utformningen av affärsprocesserna. Vi liksom de andra företagen använde tidigare våra egna lösningar. Alla företag ville att just deras respektive lösning skulle bli den allmänna. Men vi måste ju anpassa oss. GUSI-gruppen utgörs av tillverkare och leverantörer av direkt material, så båda sidor av partnerskapet är representerade.

– I det här arbetet har vi hela tiden fått oerhört bra stöd av GS1. I början hjälpte GS1 oss att förstå mallar och meddelanden liksom de tekniska lösningarna. GS1 har också gett oss mycket stöd vid marknadsföringen av och utbildning på GUSI-systemet för leverantörer och tillverkare.

Etableras nu över hela världen

Användandet av GUSI har ökat dramatiskt sedan 2006 då det totala antalet implementeringar låg runt 150. I dag har denna siffra ökat till 3 000. Bland de stora företag som har implementerat GUSI vid sidan av P&G finns Unilever, Smurfit Kappa, Nestlé, Danone, Novozymes och Tetra Pak.

– På företag i USA tyckte man först att det här var ett europeiskt projekt, eftersom initiativet kom i Europa. Men GUSI är inte bara europeiskt, utan håller på att etableras över hela världen. För närvarande sker en stark ökning av implementeringarna i USA, Kanada, Australien och Östeuropa, säger Glenn Hempton som själv är stationerad på P&G i Storbritannien.