Översikt Transportflödet

Inför, under och efter ett transportuppdrag behöver transportköparen och leverantören av transporttjänster kommunicera med varandra för att bland annat boka uppdraget, följa en sändning och reglera uppdraget ekonomiskt. Med Transportflödet kan parterna utbyta denna information elektroniskt.

I Transportflödet ingår även möjlighet att utbyta prognoser om framtida transportbehov. I affärsprocessen finns elektroniska affärsdokument för bland annat kapacitetsplan, transportbokning, transportinstruktion, statusförfrågan och faktura.

Bilden visar de affärsdokument som ingår i den kompletta affärsprocessen.

Fakturan är gjord enligt konceptet för en ESAP, medan övriga elektroniska affärsmeddelanden är utformade enligt LIM (Logistics Interoperability Model).

Här följer en kortfattad beskrivning av Transportflödet:

Parterna utbyter grundinformation

Det första parterna behöver göra är att föra in grundinformation i sina affärssystem. Till grundinformationen hör:

  • Överenskommelser om leverans och betalning av transporttjänster.
  • Basinformation om parterna, som till exempel namn, adress och organisationsnummer.
  • Information om transporttjänster och priser.

Att båda parterna har samma och korrekt grundinformation i sina affärssystem är en förutsättning för att det ska gå att planera, beställa, genomföra och fakturera transporter av gods på ett säkert och effektivt sätt. Korrekt grundinformation ger även möjlighet för transportköparen att administrera och kontrollera fakturor på ett automatiserat sätt.

Parterna utbyter information om kommande transporter

När grundinformationen är på plats i båda parternas affärssystem kan parterna börja utbyta information om kommande transporter. Informationen kan delas in i tre grupper, beroende på om den ska användas för den långsiktiga planeringen, den kortsiktiga planeringen eller för att meddela att godset är klart för transport:

  1. Prognoser används för den långsiktiga planeringen. Köparen tar fram prognoser som avser det uppskattade behovet av transporttjänster flera månader upp till ett år framåt i tiden. Prognoserna underlättar för leverantören av transporttjänster att planera sina transporter på lång sikt.
    Exempel: 50 frysbilar kommer att behöva utnyttjas under en sexmånadersperiod.
  2. Bokning används för den kortsiktiga planeringen Köparen gör en bokning som avser det uppskattade behovet av transporttjänster någon dag upp till några veckor framåt i tiden. Med bokningen reserverar köparen av transporttjänster plats på ett transportmedel.
    Exempel: 3 frysbilar behövs på torsdag.
  3. Transportinstruktion används när det verkliga behovet av transporttjänster är känt, det vill säga när godset är klart för transport. Med transportinstruktionen ger köparen leverantören i uppdrag att transportera godset.
    Exempel: Pall 373000152000023055 och pall 373000152000023086 ska transporteras med frysbil.

Det är upp till parterna att komma överens om vilken eller vilka av de tre grupperna av transportinformation som ska användas dem emellan.

Prognoser

Om parterna har kommit överens om att utbyta prognoser sänder köparen affärsmeddelandet för prognos, Transport capacity requirements, till leverantören. Leverantören svarar med en kapacitetsplan, Transport capacity plan, som anger i vilken grad leverantören kan åta sig köparens uppskattade behov av transporttjänster.

Bokning

Om parterna har kommit överens om att utbyta affärsmeddelandet för bokning, Transport capacity booking, sänder köparen denna. Bokningen görs vanligtvis mindre än en vecka innan själva transporten ska genomföras och sänds alltså i ett senare skede än prognoserna. Leverantören av transporttjänster svarar med en bokningsbekräftelse, Transport capacity booking response, för att bekräfta eller avslå köparens bokning.

Transportinstruktion

När leveransen är packad och klar för transport sänder transportköparen en transportinstruktion, Transport instruction, till leverantören av transporttjänster. Affärsdokumentet kan liknas vid en elektronisk fraktsedel och innehåller information om det gods som ska transporteras, till exempel GS1-kollinummer (SSCC) för alla pallar som ingår i leveransen. Meddelandet används som underlag för fakturan och innehåller uppgifter som referens till bokning då bokning förekommer, andra referenser, avsändare, mottagare, betalare och godsinformation. Leverantören kan bekräfta mottagen transportinstruktion med en bekräftelse av transportinstruktion, Transport instruction response.

Statusrapporter ger besked om sändningen under transport

Under transporten kan transportköparen skicka en statusförfrågan, Transport status request, till transportören. Denne svarar då med en statusrapport, Transport status notification, som ger besked om sändningen, till exempel var den befinner sig eller om den är levererad. Även godsmottagaren kan få statusrapporter. Parterna kan även komma överens om att statusrapporter ska sändas vid vissa förutbestämda tidpunkter eller händelser, till exempel vid inleverans till ett lager.

Fakturering och betalning avslutar processen

För att ta betalt för det utförda transportuppdraget sänder leverantören en Transportfaktura till transportköparen. För att fakturamatchningen ska kunna ske automatiskt måste all information i fakturan kunna kopplas tillbaka till grundinformationen och informationen i transportinstruktionen.

Processen avslutas med att transportköparen betalar fakturan. Om fakturan var felaktig regleras betalningen med en Kreditfaktura.