ESAP, Affärsprocesser för elektronisk handel

Här finns svar på några av de vanligaste frågorna som når vår kundservice.

Momsbeloppet måste överföras i både bokföringsvalutan och i den fakturerade valutan. Totalt skattebelopp och Skattepliktigt belopp måste alltid uppges i fakturans valuta oavsett i vilken valuta fakturan är utställd. Här finns ett exempel på hur en faktura kan se ut:
Överföring av moms och uppgift om valutor med omräkningskurs i faktura (.pdf)

Det finns två sätt att kreditera ett felaktigt fakturerat pris på:

- Genom att kreditera hela fakturan och ställa ut en ny korrekt. Det här sättet är alltid rätt, det vill säga att alla system bör klara ett sådant sätt att kreditera. Här finns ett exempel:

Kreditera felaktigt fakturerat pris, alternativ 1 (.pdf)

- Genom att endast kreditera den/de felaktiga raderna. En ny faktura ställs ut för den/de rader som krediterats. Här finns ett exempel:

Kreditera felaktigt fakturerat pris, alternativ 2 (.pdf)

Osålda varor som returneras, till exempel julmust, härrör ofta från flera olika beställningar och därmed är också flera olika debetfakturor knutna till varorna (en faktura per beställning). Eftersom det därför inte går att referera till en enda debetfaktura får man i stället ange en faktureringsperiod i kreditfakturan. Faktureringsperioden täcker in de aktuella debetfakturorna. Här finns ett exempel:

Kreditera returnerad osåld vara (.pdf)

Om man vet att den osålda varan härrör från en specifik leverans/faktura kan man på vanligt sätt referera till den fakturan i kreditfakturan. Här ges inget exempel för det alternativet.

Det finns flera sätt att kreditera skadat gods på:

- Genom att kreditera hela fakturan och ställa ut en ny där det skadade godset inte är med. Här finns ett exempel:

Kreditera skadat gods, alternativ 1 (.pdf)

- Genom att kreditera endast raden/raderna med det skadade godset. Ingen ny faktura behöver ställas ut. Här finns ett exempel:

Kreditera skadat gods, alternativ 2 (.pdf)

Om en order resulterar i flera leveranser kan det få förekomma kreditrader i nästa faktura (inom samma order) tills ordern är fullständigt levererad. Att kreditera det skadade godset i en nästkommande faktura som hör till en leverans för en annan order rekommenderas inte, eftersom det strider mot regeln att en faktura får referera till endast en order.

I sortiment- och prislistan för ESAP 6 går det att ange jämförpris för artiklarna. På www.konsumentverket.se kan du läsa om hur jämförpris beräknas. Här nedan finns exempel på vilken information som ska överföras i sortiment- och prislistan beroende på hur jämförpriset ska redovisas, till exempel per vikt, per styck eller per utspädd volym:

Jämförpris i sortiment- och prislista, ESAP 6 (.pdf)

Extempore är läkemedel som är skräddarsydda för en viss patient. Ett extemporeläkemedel är alltså inte standardiserat, utan tillverkas på beställning av ett apotek för just den patienten. Extempore används till exempel för patienter med speciella vårdbehov och för läkemedel med väldigt kort hållbarhet.

ESAP 6 innehåller funktionalitet för att beställa extemporeläkemedel. Extempore behandlas som en ”vanlig” artikel i affärsmeddelandena, förutom att följande termer även ska användas:

Termer för Extempore i sortiment- och prislistan (ADS 6.1.1)

  • "T1351 Kundorderstyrd tillverkning, indikator". Koden MTO ska anges för att visa att artikeln tillverkas efter att den beställts.
  • "T1342 Kompletterande artikelinformation, kod". Koden Z02 ska anges för att visa att avropet ska innehålla termen "T1334 Referens till behandlingsinstruktion" (se nedan).

Term för Extempore i avropet (ADS 6.1.3)

  • "T1334 Referens till behandlingsinstruktion". I termen anges en referens till den instruktion för framställning som gäller för just detta extemporeläkemedel.

Med hänsyn till patientsäkerheten överförs inte behandlingsinstruktionen i affärsmeddelandena för ESAP 6. I stället överförs den på annat sätt i samband med beställningen. För att knyta behandlingsinstruktionen till informationen i e-handelsflödet anger man i avropet en referens till behandlingsinstruktionen (med hjälp av termen T1334). Om behandlingsinstruktionen till exempel överförs via en Excel-fil kan referensen som anges i avropet vara namnet på Excel-filen. Om det finns krav på att referensen blir unik kan GS1 dokumentidentitet, GDTI, användas.

Referens till behandlingsinstruktion behöver endast anges i avropet. Övriga affärsmeddelanden (avropssvar, leveransavisering, faktura) innehåller referens till avropet och kan på så sätt kopplas till behandlingsinstruktionen.

Extemporebilaga

Ett affärsdokument, Extemporebilaga, har skapats för att beskriva vilket innehåll som behövs för att tillverka extempore. Fokus har varit att göra definitionen formatoberoende men göra den så pass tydlig att det i efterhand går att skapa ett lämpligt format och kunna sända innehållet elektroniskt. Extemporemeddelandet är inte en del av ESAP 6 men ska kunna refereras till från ESAP 6.

Här finns ett exempel på hur sortiment- och prislista, extemporebilaga, avrop och faktura kan se ut för extempore:

Ifyllnadsexempel för extempore (.pdf)

Patientnära verifiering

Om varje enhet av en extemporeberedning har en unik identifiering, kan den kopplas till den elektroniska patientjournalen och patienten som får medicinen. På så sätt kan ökad patientsäkerhet uppnås.

En unik identifiering kan skapas på följande sätt:

  1. Extemporeberedningen identifieras med ett globalt artikelnummer (GTIN).
  2. Var och en av de tillverkade enheterna av extemporeberedningen ges ett serienummer.
  3. Genom att koppla ihop GTIN med serienumret får varje enhet av extemporeberedningen en unik identifiering.

Genom att märka medicinen med en GS1 Datamatrix, som innehåller den unika identifieringen, går det lätt att koppla medicinen till rätt patientjournal.

Det är också lämpligt att ge enheten ett utgångsdatum så att beredningen används senast detta datum.

Bilden visar GS1 Datamatrix på en enhet av extemporeberedningen. (01) betyder Globalt artikelnummer (GTIN), (21) betyder serienummer, (17) betyder utgångsdatum, det vill säga 2015-07-15.

Vid beställning av till exempel läkemedel kan leverantören och köparen ha kommit överens om att beställaren ska kunna välja mellan olika alternativ som ger leverans olika snabbt. Exempelvis kan parterna ha kommit överens om följande alternativ:

  • Normalorder: Order före kl 09.00 ger leverans nästa dag.
  • Tilläggsorder: Order före kl 09.00 ger leverans kl 15.00 samma dag.
  • Akutorder: Leverans inom 2 timmar (order under normal arbetstid).
  • Jourorder: Leverans inom 2 timmar (order under ej normal arbetstid).

Parterna kommer även överens om koder för de olika leveransalternativen. 

Exempel:

Leveransalternativ Kod
Normalorder  N1
Tilläggsorder  N2
Akutorder  N3
Jourorder  N4

 

För att visa vilket leveransalternativ som gäller för en beställning anges koden i avropshuvudet med termen T1355 Distributionsegenskap, kod.

Parterna kan även komma överens om att prissätta leveransalternativen. Varje leveransalternativ behandlas då som en artikel och anges i prislistan med bland annat artikelnummer, benämning och pris. Leveransalternativen behandlas dessutom som en artikel av typen "tjänst".

Exempel:

Artikelnummer  Leveransalternativ Typ av artikel Pris
7300015200178 Normalorder Tjänst 75kr/orderrad
7300015200185 Tilläggsorder Tjänst 125kr/orderrad
7300015200192 Akutorder Tjänst 250kr/orderrad
7300015200239 Jourorder

Tjänst

1200kr/timme


Termen T4119 Tjänst, indikator används i prislistan för att ange att det är en tjänst och inte en fysisk artikel.


I fakturan redovisas det leveransalternativ som gällde för avropet. Totalpriset för leveransalternativet beräknas enligt den överenskomna prislistan. Priset kan till exempel baseras på antalet levererade artiklar, eller på den totala tiden det tog att effektuera beställningen. En fakturerad tjänst behöver nödvändigtvis inte referera till en avropsrad. I de fall tjänsten inte behöver en referens till en avropsrad skall detta vara avtalat.

Här finns ett exempel på hur sortiment- och prislista, avrop och faktura kan se ut vid beställning av läkemedel med orderprioritering:

Ifyllnadsexempel för orderprioritering vid beställning av läkemedel (.pdf)

Här finns ett exempel som visar informationsflödet från avrop/order till faktura. I exemplet ingår att leverantören sänder flera bekräftelser till köparen för samma avrop/order. Beställda artiklar levereras som delleveranser med en faktura per delleverans.

Exempel: Informationsflödet avrop/order till faktura

För en bokföringsskyldig näringsidkare gäller att alla fakturor – både de som du har tagit emot och de som du själv utfärdat – utgör räkenskapsinformation. Det innebär att fakturorna ska bevaras det kalenderår under vilket räkenskapsåret avslutades samt ytterligare sju kalenderår.

Innehållet i den mottagna datafilen, det vill säga uppgifterna i den elektroniska fakturan, får överföras och konverteras till annat format på annat maskinläsbart medium hos mottagaren. Om det sker på ett betryggande sätt, det vill säga att inga uppgifter ändras i samband med överföringen och konverteringen, så behöver inte den ursprungligen mottagna datafilen sparas och arkiveras.

Observera att uppgifter i kodifierad form i de mottagna elektroniska fakturorna måste översättas till klartext för att det i efterhand ska gå att läsa och förstå uppgifterna i fakturan i vanlig läsbar form.

Ja, det är tillåtet under vissa bestämda förutsättningar som anges i mervärdesskattelagen (ML), bokföringslagen (BFL) och i bokföringsnämnden (BFN) utfärdade vägledningar och allmänna råd.

Ett företag får förvara elektroniska fakturor och hålla maskinutrustning och system tillgängliga i annat land inom EU om:

  1. platsen för förvaring och varje ändring av den anmäls till Skatteverket och
  2. företaget på begäran av Skatteverket eller Tullverket medger omedelbar elektronisk åtkomst till räkenskapsinformationen för kontrolländamål under arkiveringstiden, och
  3. företaget genom omedelbar utskrift kan ta fram uppgifterna i de elektroniska fakturorna i Sverige i vanlig läsbar form eller mikroskrift.

Om arkiveringen sköts av en tjänsteleverantör ska det av avtalet med denne framgå att tjänsteleverantören sköter bokföring och arkivering enligt svensk lagstiftning. Det beror på att det svenska företaget behåller ansvaret för att bokföring och arkivering sker på lagstadgat sätt även när arbetsuppgifterna utförs av extern tjänsteleverantör utomlands.

I Sverige finns inget lagkrav på att fakturor måste vara på svenska. Att använda ESAP och EANCOM (UN/EDIFACT) ger fördelar eftersom det mesta av informationen ges i kodad form. Det innebär att en faktura från ett företag utanför Sverige till ett företag i Sverige till största delen kan arkiveras på svenska.

I de flesta fall är det endast fakturan som behöver arkiveras. Men om detaljerna över vad som levererats finns i ett separat meddelande (fakturaspecifikation), måste även det separata meddelandet arkiveras.

Nej, i Sverige finns inget lagkrav på att använda elektronisk signatur vid arkivering av faktura.