Västra Götaland i täten med e-handel - Validoo Directory effektiviserar registren

2012-05-09

Västra Götalandsregionen inför en ny modell för elektronisk handel med ett sammanhållet elektroniskt flöde. Navet är en ”marknadsplats”, där all handel av varor och tjänster med regionens alla förvaltningar ska ske. 4 400 gods- och leveransadresser ska hanteras och verktyget för effektivare register är Validoo Directory.

– Det är en strategisk fråga, en fråga som påverkar affärsmodellen.

Det säger Bo Svensson som arbetar med utvecklingen av Västra Götalandsregionens e-handel och där Validoo Directory nu introduceras.

Västra Götalandsregionen ska införa en ny modell för elektronisk handel med ett sammanhållet elektroniskt flöde, från order till faktura. Navet är en ”marknadsplats”, där all handel av varor och tjänster med regionens alla förvaltningar ska ske. 100 000-tals produkter berörs.

– Våra gamla kundnummer försvinner och en leverantör måste i fortsättningen vara ansluten och kunna ta emot alla de GLN-adresser som är aktuella hos oss via Validoo Directory, berättar Bo Svensson som är biträdande projektledare för satsningen på e-handel och den marknadsplats som byggs upp.

Västra Götalandsregionen ansvarar för bland annat sjukvården i ett område som omfattar 49 kommuner. 4 400 gods- och leveransadresser ska hanteras av de cirka 13 000 leverantörer som har affärer med regionen.

Via marknadsplatsen kommer man centralt att slussa in alla leverantörer till Validoo Directory.

– Fördelen för oss och leverantören är att det finns ett enda ställe där alla aktuella och uppdaterade adresser finns. Idag finns det ett register som de olika verksamheterna är uppkopplade till och som de ska uppdatera själva.

– Nu blir det upp till leverantören att gå in och titta i en central katalog och med ledning av GLN-koden ta fram de uppgifter som krävs för en leverans.

Bo Svensson berättar att en leverantör aldrig får avvisa en order för att man inte kan ta emot eller förstår GLN-informationen. För att de ska kunna leverera måste de använda sig av Validoo Directory.

– Det gäller såväl stora ramavtalsleverantörer som små avtalsleverantörer med kanske en enda produkt.

Västra Götaland ligger i täten bland landets landsting/regioner när det gäller införandet av e-handel, men alla är på väg att införa det.

– Inom fem år kommer landets samtliga landsting/regioner att ha infört e-handel, tror Bo Svensson, som samtidigt är förvånad över att många företag inte tagit frågan på större allvar.

– När vi kom igång på allvar med vårt e-handelsprojekt upptäckte vi att det inte hänt så mycket ute hos leverantörerna. Även företagen måste ställa sig frågan om hur de kan effektivisera affärsprocessen.

– Ledningarna i företagen har inte sett detta som en strategisk fråga – en fråga som påverkar affärsmodellen – utan många ser det bara som en praktisk fråga med ytterligare en kod som ska hanteras. Det gäller även stora företag, vilket är förvånande, menar Bo Svensson.

Argumenten för Västra Götaland för elektronisk handel är bland annat att det ger en ökad möjlighet att följa upp vad som köps och att styra beställningar till befintliga ramavtal. Genom statistik från tidigare inköp kan kommande upphandlingar preciseras bättre, vilket ger möjlighet till lägre priser. Förutsättningar finns också för bättre ekonomistyrning.