Smarta böcker lyfter vinsterna för bokhandeln

För två år sedan började en bokhandel i Nederländerna använda RFID. Det var den första butiken i världen som hade RFID/EPC-taggar på varje enskild vara. De positiva effekterna har startat en spridning av RFID inom den europeiska bokbranschen.

Nederländernas ledande bokdistributör Centraal Boekhuis är länken mellan förlag över hela världen och den nederländska bokhandeln. Centraal Boekhuis distribuerar mer än 200 000 böcker per dag till runt 1 600 butiker, vilket gör att kraven på en fungerande logistik är stora. Streckkoder har sedan länge använts i leveranskedjan.

Sedan ett par år har Centraal Boekhuis även en RFID-tjänst som detaljisten kan använda.

– De bokhandlare som använder vår RFID/EPC-lösning gör stora besparingar samtidigt som deras försäljning ökar. Varje bok vi levererar har en unik RFID/EPC-tagg. Vinsterna blir ännu större för dem och övriga parter när lösningen används i hela leveranskedjan, från produktion till butik, säger ICT-chef Ronald Janssen.   År 2004 startade Centraal Boekhuis ett forskningsprojekt för att undersöka vilken affärsnytta som RFID kan ha i branschen. De största förlagen och detaljhandelskedjorna i Nederländerna erbjöds att delta. Projektet avslutades i april 2005.   Förlagen tveksamma till en början – Slutsatsen var att det går att få affärsnytta med RFID på individuella böcker på detaljistsidan, säger Ronald Janssen. Men på förlagssidan var man till en början inte intresserad. Förlagen ansåg att de lika gärna kunde fortsätta använda streckkoder.   För att bokhandeln skulle uppnå en tillräcklig avkastning på investeringen fick inte de totala kostnaderna för RFID/EPC-lösningen överstiga 70 eurocent per bok. Men kostnaden per RFID/EPC-tagg innebar att totalkostnaden fortfarande var betydligt högre än så.

– Många företag i flera branscher väntade på att priset på RFID/EPC-taggar skulle falla. Samtidigt väntade leverantörerna på inkommande order för att kunna sänka priset på taggarna. Därför hände det först ingenting.

Prissänkning 2005 gjorde marknaden intresserad

Men i september 2005 tillkännagav leverantörerna en stor prissänkning på RFID/EPC-taggar för att marknaden skulle lossna. Den innebar att totalkostnaden blev lägre än 70 cent.

Bokgruppen BGN (Boek Handelsgroep Nederland), den största återförsäljaren av böcker i Nederländerna med fler än 40 butiker, beslutade att implementera RFID i sin nya bokhandel på 1 000 kvadratmeter, Selexyz Scheltema i Almere. BGN och Centraal Boekhuis kom överens om att starta ett pilotsystem på artikelnivå.

Första butiken med RFID redan april 2006

När bokhandeln öppnade i april 2006 var det den första butiken för konsumenter i hela världen (oavsett bransch) som använde RFID på artikelnivå. Butikens första inleverans från Centraal Boekhuis bestod av 35 000 böcker. Med det gamla streckkodssystemet hade det tagit två veckor att läsa av dem. Med RFID/EPC-lösningen gick det på tre dagar.

Innan böckerna går från Centraal Boekhuis kontrolleras innehållet i boklådorna rutinmässigt med en RFID-läsare utan att lådorna behöver öppnas.

– Detta är en viktig kontroll, för om något är fel på innehållet i lådan när den har levererats förlorar både butiken och vi en hel del tid. Kontrollen har gjort det möjligt för oss att utföra korrekta leveranser till 100 procent.

– Bokaffären gör samma kontroll när den tar emot boklådorna, fortsätter Ronald Janssen. En motsvarande kontroll av en låda med streckkodsläsare skulle ta fem minuter. Men med RFID tar det bara sekunder.

BGNs bokaffärer brukar vara stängda en dag om året för inventering. För detta arbete anlitas extern personal.

Fortlöpande inventeringar räcker

– De affärer som har RFID behöver inte stänga för inventering – och de behöver inte heller hyra in personal för detta arbete. Det går enkelt att inventera fortlöpande varje vecka med befintlig personal. När BGN har byggt ut RFID/EPC-lösningen i hela kedjan kommer enbart dessa minskade arbetskostnader att uppgå till 200 000 euro per år.

Ett klassiskt problem för bokaffärer är att böcker har en tendens att flytta på sig. Det beror på att kunder tar ut dem från hyllorna, tittar på dem, och ofta sätter tillbaka dem på andra platser än där de ska stå. BGNs bokhandlare har använt nästan 10 procent av personalens arbetstid till att leta efter böcker och sätta dem på rätt plats.

Rätt bok på rätt plats

– RFID-systemet visade sig kunna lösa detta problem. I en typisk BGN-butik finns i genomsnitt närmare 40 procent av alla böcker på fel ställe. Efter implementeringen av RFID/EPC-lösningen har denna andel sjunkit till 2 procent.

Lösningen minskar inte bara butikens kostnader. Den ökar även dess intäkter. Selexyz Scheltema installerade en PC där kunderna kan söka efter böcker i butiken, se var de finns och vilket pris de har. Denna självservice i kombination med RFID-systemets förmåga att lokalisera alla böcker har ökat butikens försäljning med 5 procent.

På BGN var entusiasmen stor över de fördelar som pilotsystemet gav. Kedjan fattade beslutet att rulla ut RFID/EPC-lösningar till alla sina affärer i Nederländerna.

– I pilotprojektet hade vi fäst taggarna manuellt på varje bok. Att hyra in personal för detta arbete var den dyraste delen av lösningen. Vi insåg att vi i fortsättningen måste göra detta arbete på ett mycket effektivare sätt.

Etikettskrivare med inbyggd RFID-enhet klarar 60 böcker per minut

Centraal Boekhuis kontaktade Logopak Systems som levererat märkningsutrustningar till dess distributionscenter sedan flera år. Önskemålet var att kunna skriva ut och applicera etiketter med en integrerad RFID/EPC-tagg på böckerna. Någon sådan maskin fanns inte på marknaden. På Logopak var man intresserad av uppgiften. Företaget utvecklade en etikettskrivare med inbyggd RFID-enhet som levererades till Centraal Boekhuis i juni i år.

– Tack vare den kan vi printa och koda RFID/EPC-taggar med en hastighet av 60 böcker per minut. Märkningens tillförlitlighet har blivit mycket högre. Tidigare fungerade inte 2–3 procent av taggarna. Nu är den siffran lägre än 1 procent.

Sedan dess har ytterligare två BGN-affärer börjat använda RFID på artikelnivå. För varje ny implementering har lösningen blivit bättre, billigare och snabbare än den närmast föregående.

Smidigt i kassan och inbyggt stöldskydd

Nästa steg är att bokhandelns kassa får en RFID-läsare i stället för en streckkodsläsare. När det kommer en stapel med böcker kan kassa­systemet registrera böckerna enbart genom att stapeln skjuts förbi läsaren. Det går också att använda RFID/EPC-lösningen för stöldlarm som aktiveras om någon försöker föra ut en bok ur butiken utan att betala för den.

Många bokhandelskedjor i Europa har hört av sig till Centraal Boekhuis om dess RFID-system. Redan för ett år sedan hjälpte distributören en utländsk bokaffär, Byblos i Lissabon, med dess RFID-lösning. Där har man gjort samma positiva erfarenheter som i BGNs bokaffärer.

– I dag finns det ingen standard som är anpassad för bokbranschen, säger Ronald Janssen. Därför har vi initierat två arbetsgrupper inom GS1 för detta ändamål. Vi på Cen­traal Boekhuis är glada över att kunna bidra med kunskap och erfarenhet.

Resultatet av gruppens arbete blir troligen klart för att presenteras i höst.

Nu ser även förlagen fördelar

Nu har även förlagen börjat inse vilka kostnadsbesparingar som RFID kan ge i produktionsfasen.

– Vinsterna blir totalt mycket större om hela leveranskedjan från förlag till butik använder RFID/EPC-lösningen. Taggen sätts på redan vid produktionen av boken. Men förlagen kommer inte att ta alla kostnader, eftersom många fördelar finns senare i leveranskedjan.

– Nästa år kommer många bokhandelskedjor att använda vår RFID/EPC-lösning – det är jag övertygad om. Vi kommer även att nå ut till medelstora bokaffärer. Mitt tips är att flera stora förlag kommer att använda RFID/EPC-taggar inom tre till fem år, säger Ronald Janssen.

Måns Widman