Vanliga frågor om e-handel

Genom att information överförs elektroniskt mellan köparens och säljarens system blir hanteringen effektivare. Många steg i processen kan effektiviseras med automatisering och därmed sparad tid som resultat. Samtidigt leder e-handel till ökad kvalitet genom att det mycket sällan blir fel när de manuella rutinerna minskar. (Källa: Nätverket för Elektroniska Affärer)

Vid e-handel mellan företag skickas inte bara order elektroniskt, utan även t.ex. prislista, orderbekräftelser, leveransaviseringar, prognoser och fakturor. Det gör att båda parter har ungefär lika stor nytta, dvs. ett äkta win-win-förhållande! (Källa: Nätverket för Elektroniska Affärer)

e-handel är inte bara ett sätt att automatisera, det gäller att ha förståelse för hur tekniken kan användas för att effektivisera verksamhetsprocesserna. Den kanske största utmaningen kan just därför vara att förändra sina verksamhetsprocesser - å andra sidan kan en förändring medföra mycket stora ekonomiska besparingar och avsevärt förbättrad kvalitet av informationen i verksamhetssystemen.

Under senare år har flera paketlösningar och tjänster blivit tillgängliga på marknaden vilket minimerar behovet av intern teknisk kompetens. Samtidigt finns affärssystem utan bra stöd för e-handel, Det finns olika standarder och tillämpningar av standarder vilket under årens lopp hämmat spridning och användning av e-handel. Kontakta gärna GS1 Sweden för att få råd om vad som gäller för din bransch.

Anledningen till att det finns flera standarder och varianter av standarder är att olika branscher har utformat sina tillämpningar utifrån de förhållanden som råder i deras bransch. Det viktigaste är därför att se vad som är etablerat i den egna omvärlden. GS1 Sweden har medverkat till att utforma standarder, eller affärsprocesser (ESAP), som är skräddarsydda för olika branscher. Affärsprocesserna är utvecklade tillsammans med företag och organisationer inom de branscher som processerna ska användas. På så sätt tas varje branschs speciella behov tillvara. Läs mer om affärsprocesserna här.

EDI är metoden för att överföra elektroniska standardiserade dokument, affärstransaktioner, mellan två företags affärssystem. Dvs, den elektroniska överföringen från en tillämpning i en dator till en annan tillämpning i en annan dator som innehåller en transaktion med kommersiell eller administrativ data (meddelande) med en överenskommen internationell standard på strukturen i transaktionen eller meddelandets data.

EDIFACToch XML är olika format för att överföra innehållet i de elektroniska meddelandena via EDI. EDIFACT som ges ut av FN är den vanligaste standarden för EDI och består av ett par hundra standarddokument med ett väl definierat innehåll. Dessutom finns ett regelverk (syntax) för hur filerna ska struktureras. EANCOM är GS1:s urval av EDIFACT-meddelanden, kompletterade med tydliga definitioner, förklaringar och exempel. EANCOM utnyttjar även GS1-systemets nummer för identifiering av artiklar (GTIN), kollin (SSCC) och företag (GLN). XML är en mycket bredare standard som har flera användningsområden förutom EDI och e-handel. Syftet med XML är att tillhandahålla en standardiserad metod för att strukturera data genom att informationen märks, taggas. Eftersom XML saknat ett standardiserat innehåll har flera branscher och andra aktörer skapat egna tillämpningar som jämfört med EDIFACT inte varit lika samordnade. Sedan några år sker standardiseringsarbete inom ramen för FN-organet UN/CEFACT för att råda bot på det problemet.

Definitionen på en e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form enligt ett fördefinierat maskinellt läsbart dokument. Skannade pappersfakturor betraktas därför inte som e-fakturor.

Det viktigaste är att tänka igenom hur man vill använda e-handel och hur den ska stödja verksamhetsprocesserna. Lyssna också med omvärlden i form av kunder och leverantörer vilka krav och önskemål som de har. Lägg sedan gott om tid på att upprätta en kravspecifikation. Med denna som bas tar man fram en anbudsförfrågan. I många fall går det att skaffa en modul för e-handel från sin befintliga leverantör av affärssystem. Alternativet är att välja en produkt från en specialiserad leverantör av e-handel. Sådana produkter finns både som programvaror och tjänster. I vissa sammanhang finns också särskilda branschlösningar. Välj alltid en produkt som följer etablerad standard. (Källa: Nätverket för Elektroniska Affärer)

E-handel mellan företag och konsumenter, också kallat B2C (Business to Consumer), sker främst i butiker på Internet. Mellan företag, också kallat B2B (Business to Business) där business även kan vara en offentlig verksamhet, finns det fler elektroniska metoder för att bedriva handel, t.ex. EDI och marknadsplatser. Vid B2B är syftet att automatisera och integrera verksamhetsprocesser och affärssystem, och då är nätbutiken inte tillräcklig. En annan skillnad är att B2B ofta bygger på att parterna har ett avtal och känner varandra, vilket innebär att betalningen normalt inte är en lika kritisk faktor som vid B2C. (Källa: Nätverket för Elektroniska Affärer)

Filöverföringprotokoll är nödvändigt för att överföra affärsmeddelanden över ett datakommunikationsnätverk. GS1 rekommenderar användning av EDIINT AS2 (EDI over INTernet Applicability Statement 2).

Det är inte lätt att utforma en översikt som täcker alla perspektiven på e-handel. Olika läsare har olika informationsbehov; beslutfattaren som står i begrepp om beslut som gäller att utveckla en verksamhet genom att införa e-handel, teknikern som har i uppdrag att genomföra beslut om införande av e-handel, konsulten som vill inhämta information om e-handel.

» Här finns en text om vad man bör tänka på för att e-handel ska bli lönsamt.

Dessutom finns handledningar för mer detaljerad och teknisk information om GS1 affärsprocesser. Dessa är tänkta att vara ett hjälpmedel vid införande av e-handel i en verksamhet.