För att handelsflödet ska fungera effektivt är det viktigt att säljare och köpare har gemensam och korrekt information om t.ex artikelns mått, vikt, artikelnummer eller hållbarhet. GS1 Sweden har tillsammans med användarna utvecklat en rekommendation för hur GS1s standard för artikelinformation ska användas.
Artikelinformation från leverantör till köpare
Artikelinformation, tidigare kallat varucertifikat eller VCD, skickas från leverantör till köpare. Informationen skickas elektroniskt, istället för på ett papper, vilket gör hanteringen betydligt effektivare för både köpare och säljare. Säljaren kan enkelt skicka samma artikelinformation till olika mottagare och köparen läser automatiskt in informationen i sitt system.
GS1 har tillsammans med användarna tagit fram en mall för artikelinformationens innehåll. Genom att alla använder samma mall går det snabbt och enkelt att komma igång. Arbetssättet är dessutom detsamma oberoende av storleken på sortimentet eller företaget vilket gör att köparna samarbetar med alla sina leverantörer på samma sätt.
Rätt artikelinformation från början ger effektivt flöde
Det är viktigt, både för köparen och för säljaren, att artikelinformationen stämmer överens med den verkliga artikeln. Köparen behöver få information om artikeln för att beställningen och leveransen ska bli rätt. Säljaren vill vara säker på att artikeln får plats i hyllan och exponeras på ett fördelaktigt sätt. Här är några exempel på hur artikelinformationen används:
I butiken:
- Artikelns mått gör att butiken kan planera hur artiklarna ska stå på hyllan.
- Hyllkantsetiketten och kvittot i kassan ger information till kunden.
Under transporten:
- Artikelns mått och vikt används för att dimensionera transportkapaciteten.
- Artikelns mått och tryckkänslighet gör det möjligt att packa artiklar på bästa sätt i rullburar.
I lagret:
- Optimering av beställningskvantiteter, så att kunden till exempel vet hur mycket som ska beställas för att det ska bli en hel pall.
- Förvaringstemperaturen ger information om artikeln ska förvaras i till exempel kylskåp, frys eller i rumstemperatur.