Handelsflödet är till för att effektivisera inköp, beställning, lager- och fakturahanteringen. Dessutom ger det möjlighet att skapa spårbarhet av artiklar. Handelsflödet fungerar både för grossist- och butiksflöden. Handelsflödet har utvidgats med möjlighet till avtalsreglering och returhantering av emballage och artiklar.
Grundinformation
För att elektronisk handel ska fungera krävs att säljare och köpare har tillgång till exakt samma grundinformation i sina affärssystem. Till grundinformation räknas Artikel-, Pris- och Partinformation. För att kunna använda underprocesserna i ESAP 20 krävs att grundinformation finns.
Artikelinformation
För att ett elektroniskt handelsflöde ska fungera effektivt är det viktigt att parterna har gemensamma och korrekta grunddata som bas, exempelvis förpackningarnas vikt och storlek. Genom att ta emot artikelinformation i förväg kan mottagaren förbereda plats i lager, hyllplats och informationssystem så att logistiken optimeras och hanteringen av den fysiska artikeln går snabbare och enklare. Korrekt logistisk information är en förutsättning för att godset ska kunna hanteras i ett effektivt logistikflöde med effektivt utnyttjande av transportkapacitet.
Handledning Artikelinformation.
Validoo Item är en tjänst som validerar och distribuerar artikelinformation, tidigare kallad varucertifikat (VCD). Med Validoo Item säkras att artikelinformationen anges enligt GS1s standard och inte innehåller några tekniska eller logiska fel.
Validoo Item
Prisinformation
Leverantören överför prisinformation om avtalade produkter till köparen. Priserna som överförs i prislistan är nettopriser inklusive rabatter och avgifter. Syftet är att köparen och leverantören ska ha tillgång till aktuella priser och beställningsmultiplar för att köparen i nästa steg ska kunna lägga en order. En första överföring innehåller priser på avtalat sortiment, därefter kan kompletteringar och kampanjer överföras under avtalstiden.
Handledningen Prisinformation.
Partinformation
För att komplettera grundinformationen krävs också att information om parterna utbyts. Sådan information är till är exempel namn, adress, organisationsnummer, momsregistreringsnummer, uppgift om F-skattsedel och kontonummer. Hur denna typ av information skall utbytas finns inte beslutat inom ESAP 20 men GS1 Sweden har rekommendationer med andra användargrupperingar.
Handledning Partinformation
Validoo Directory är en tjänst där företag kan söka, publicera och ändra information kring sina GLN (GS1-lokaliseringsnummer). Validoo Directory gör det möjligt att på ett enkelt sätt ständigt ha tillgång till korrekt och uppdaterad information om sina affärsparter.
Validoo Directory
Leveransprocessen
Denna affärsprocess är till för att effektivisera beställning, lager- och fakturahanteringen. Dessutom ger det möjlighet att skapa spårbarhet av artiklar. Leveransprocessen fungerar både för grossist- och butiksflöden.
Beställning/Förhandling
Säljaren tar emot en order från köparen.
Säljarens affärssysten skickar ett ordererkännande så snart ordern lästs in i ordermottagningssystemet. Säljarens lagerhanteringssystem kan sedan göra en lageravstämmning mot ordern och skicka en orderbekräftelse till köparen. Orderbekräftelsen bör skickas i så god tid att köparen vid behov har möjlighet att lägga en ny order. Köparen ska uppdatera den ursprungliga ordern med information från orderbekräftelsen för att senare kunna göra en korrekt fakturaavstämning.
I de fall där leverantören levererar mot avtal och köparen inte skickar order ska beställnings-/förhandlingsdelen uteslutas.
Genomförande av leverans
Leverantören ska skapa en leveransavisering i samband med att artiklarna ska transporteras till köparen. Artiklarna ska ligga på pall eller annan lastbärare som är märkt med GS1 palletikett och SSCC. Leveransaviseringen ska redovisa exakt vilka artiklar som kommer i leveransen. Informationen kommer bland annat att användas för kontroll vid mottagning av artiklarna, lagerhantering, fakturaavstämning och för att uppfylla lagkrav om spårbarhet av artiklar.
Om avtalet tillåter finns en möjlighet att rapportera artiklar som inte kommer att levereras, för att tala om att en order är färdiglevererad. Behovet av detta uppstår vid delade leveranser, eftersom man annars inte vet om artiklarna kommer att levereras senare eller inte alls.
Genomföra betalning
Fakturan innehåller nettoinformation och för att fakturan ska bli korrekt och fakturamatchning ska kunna ske automatiskt måste all information kunna kopplas tillbaka till grundinformationen, order, orderbekräftelse, leveransavisering.
Efterbehandling
Efterbehandlingen i leveransprocessen hanterar endast kreditering av felaktigheter i fakturan. Kreditfakturan refererar i detta fall alltid till en specifik faktura.
Handledning om leveransprocessen
Returprocessen
Affärsprocessen är till för att effektivisera hanteringen av returemballage och för att hantera returer av artiklar. Exakt hur returprocessen ser ut bestäms beroende på affärsrelation.
Beställning/Förhandling
Köparen skapar en returannonsering för att beställa hämtning av returemballage eller artiklar. Leverantören skickar tillbaka en returinstruktion för att godkänna hämtning eller instruera köparen om hantering av artiklarna. Leverantören kan också återkalla felaktiga artiklar.
Genomförande av leverans
Köparen skapar en returavisering i samband med att artiklarna ska transporteras tillbaka till Leverantören. Returaviseringen ska redovisa de artiklar som kommer i skickas tillbaka till leverantören.
Genomföra betalning
Kreditnota ska innehålla de artiklar som skickats tillbaka och/eller de artiklar som överenskommits i Beställning/Förhandlingsfasen.
Handledning om returprocessen
Avtalsreglering
Reglering av avtal används mellan en grossist och en slutkund då det finns avtal om avtalsstöd.
Genomföra betalning
Grossisten levererar och fakturerar slutkunden (restaurangkedja, storhushåll, butik) enligt leveransavtalet . Efter leverans till slutkund fakturerar grossisten leverantören enligt avtal om avtalsstöd. När varuleveranser har skett skickar grossisten Faktura och Fakturaspecifikation till leverantören. Fakturering av avtalsstöd sker per avtal med slutkund.
Information om Reglering av avtalsstöd - ESAP 23
Du får inte fritt kopiera och sprida innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från GS1 Sweden AB