Leveransflödet går igenom följande steg. I varje steg samverkar parterna och utbyter information.
1. Överföra leverans- och betalningsöverenskommelser
Affärsdokument: Inga.
Efter att parterna har tecknat ett avtal förs avtalets detaljer, t.ex. leveransvillkor, in i köparens och leverantörens system.
» Till Överföra leverans- och betalningsöverenskommelser
2. Överföra partinformation
Affärsdokument: Köparens partinformation, Säljarens partinformation, Bekräftelse av partinformation.
Basinformation om parterna, som namn, adress, organisationsnummer etc, utbyts mellan parterna. Att parterna har korrekt information om varandra är viktigt för att handelsflödet ska fungera effektivt. Informationen kan överföras elektroniskt med GS1:s affärsdokument för partinformation. Om inte informationen överförs elektroniskt måste parterna se till att samma information förs in på annat sätt i parternas system. Även om partinformationen inte överförs elektroniskt kan det vara av värde att läsa igenom samverkansprocessen, eftersom mycket av informationen är användbar även i det fallet.
» Till Överföra partinformation
3. Överföra artikelinformation
Affärsdokument: Artikelinformation.
För att handelsflödet ska fungera effektivt är det viktigt att säljare och köpare har gemensam och korrekt information om artiklarna, till exempel artikelns mått, vikt, GTIN eller hållbarhet.
» Till Överföra artikelinformation
4. Överföra prisinformation
Affärsdokument: Originalprislista, Ändringsprislista, Ersättningsprislista.
Leverantören skickar köparen de överenskomna priserna. Den första prislistan som skickas är en originalprislista. Originalprislistan måste vara knuten till ett avtal. Innan prislistan skickas ska sortimentet vara beslutat och artikelinformation ha sänts till köparen. Vid förändringar skickas antingen en ändringsprislista som endast innehåller förändrade artiklar eller en ersättningsprislista som innehåller samtliga artiklar. När avtalet avslutas bör en ändringsprislista med slutdatum skickas.
» Till Överföra prisinformation
5. Beställa varor
Affärsdokument: Order, Ordererkännande, Orderbekräftelse, Orderbekräftelse med ändring.
När köparen får behov av en vara eller en tjänst lägger köparen en order. Så snart en order nått leverantörens affärssystem skickar denne ett ordererkännande. Ordererkännandet talar om att ordern nått systemet. När lagersaldot kontrollerats och det är klart vad som kommer att kunna levereras skickar leverantören en orderbekräftelse. Ordern kan bekräftas eller bekräftas med ändring.
En förutsättning för att orderprocessen ska fungera är att all grundinformation (leverans- och betalningsöverenskommelser, partinformation, artikel- och prisinformation) har överförts korrekt.
Om affärsparterna har avtalat om ett orderlöst flöde utgår denna del av affärsprocessen.
» Till Beställa varor
6. Utföra leverans
Affärsdokument: Leveransavisering.
När köparen har gjort en beställning levererar leverantören de beställda artiklarna. I samband med att artiklarna är plockade och färdiga att leverera skickar leverantören en leveransavisering till köparen. Leveransaviseringen talar om exakt vilka artiklar som skickas och innehåller bland annat information om pallens SSCC, artiklarnas bäst-före-datum och batchnummer.
» Till Utföra leverans
7. Fakturera leverans
Affärsdokument: Faktura.
När de beställda varorna har levererats skickar leverantören en faktura till köparen. För att fakturan ska bli korrekt och fakturamatchning ska kunna ske automatiskt måste all information kunna kopplas tillbaka till grundinformationen, order, orderbekräftelse, leveransavisering och mottagningsbekräftelse.
» Till Fakturera leverans
8. Betala faktura
Affärsdokument: Inga.
Köparen betalar fakturan.
» Till Betala faktura
9. Reglera betalning
Affärsdokument: Faktura.
Om fakturan var felaktig ska den krediteras. Leverantören skickar då en kreditfaktura till köparen.
[Texten för denna del av handledningen är under utförande]
Du får inte fritt kopiera och sprida innehållet i denna handbok utan skriftligt medgivande från GS1 Sweden AB