Offentlig sektor, staten, kommuner och landsting har behov av att bättre hantera inköp från privata leverantörer av varor och tjänster men även att rationalisera mottagningen av fakturor. Genom att använda öppna standarder för elektronisk affärskommunikation kan kostnadseffektiva IT-lösningar etableras hos både köpare och leverantörer.
Effektivare fakturahantering med elektronisk handel
Elektronisk handel är ett hjälpmedel för staten, kommuner och landsting att endast beställa det som det finns behov av och för att ta fram statistik inför upphandlingar. Information som beställningar, priser, leveransaviseringar och fakturor skickas elektroniskt istället för på papper och läses automatiskt in i affärssystemen. Det ger en effektivare hantering vilket sparar tid och pengar och en bättre kvalitet på informationen. För att köpare och säljare ska veta vem den elektroniska informationen kommer ifrån eller sänds till används GLN (GS1-lokaliseringsnummer) för att identifiera till exempel kommuner, statliga myndigheter, statliga bolag, landsting, sjukhus, kliniker, leveransplatser, fakturaadressat, godsavsändare och leverantörer. Att införa elektronisk handel ger många fördelar:
Tidsbesparing
-
Effektivare rutiner och minskad manuell hantering ger en kortare tid från order till leverans.
-
Fakturan kan automatiskt kontrolleras mot beställningen vilket ger stora tidsbesparingar jämfört med en manuell kontroll.
Sänkta kostnader
-
Effektivare hantering ger mindre manuellt arbete, vilket ger tidsbesparingar och lägre kostnader hos både köpare och leverantör .
-
Beställaren kan styras till det upphandlade sortiment, vilket medför ökad följsamhet mot ingångna avtal med de priser och villkor parterna har kommit överens om.
-
Leverantören kan effektivisera sin lageruppbyggnad genom en förbättrad prognoshantering, vilket ger sänkta kostnader för både leverantör och köpare.
Effektivare administration
-
Manuell hantering av beställningar och fakturor på papper minskar.
-
När alla affärsdokument är samlade i databaser får alla inblandade i administrationen enklare tillgång till dokumenten.
-
All information om ett avrop finns i affärssystemet, vilket ger optimal överblick över beställningar, leveranser och fakturor.
Förbättrad kvalitet
-
All information finns i affärssystemet vilket ger en bättre överensstämmelse mellan beställningar, leveranser och fakturor.
-
Vid leverans kan mottagna varor enkelt kontrolleras mot det beställda i inköpssystemet vilket underlättar vid avstämning av fakturan.
Förbättrad statistik
Affärsprocesser för elektronisk handel
GS1 Swedens affärsprocesser för elektronisk handel är framtagna tillsammans med användare från både köpare och leverantörer. Affärsprocesserna beskriver hur informationen ska skickas så att alla använder samma arbetssätt vilket ger en ännu enklare och effektivare hantering. Affärsprocesserna avrop mot ramavtal, periodisk fakturering respektive orderlös fakturering är avsedda att användas för handel mellan köpare och säljare. Köpare kan vara statens organisationer eller kommuner och landsting. Även företag som tecknar ramavtal med leverantörer kan använda samma affärsprocess. Leverantörer är framför allt privata företag som levererar varor och tjänster, men kan även vara ett statligt företag, om de levererar till privata företag.
Avrop mot ramavtal
Avrop mot ramavtal används när köparen och leverantören vill hantera avrop utgående från ett ramavtal.
Fakturering av el, vatten eller telefonitjänster
Periodisk fakturering används för handel med produkter och/eller tjänster som baseras på uppmätt förbrukning och faktureras periodiskt. Det kan till exempel röra sig om förbrukning av el, vatten eller telefonitjänster.
Fakturering av hyror, tomträttsavgälder, prenumeration
Orderlös fakturering används för hyror, tomträttsavgälder, prenumeration och liknande kontraktsformer, men fler lämpliga användningsområden kan finnas.