Så här gör stora företag för att snabbt och enkelt komma igång med elektronisk handel:
1. Välj affärsprocess
Välj affärsprocess beroende på vem du ska ta emot information från och vem du ska skicka till:
- Avrop mot ramavtal är vanligt för företag som handlar med offentlig sektor men även inom byggbranschen.
- Handelsflödet är en generell affärsprocess för leveransflödet inom till exempel detalj- och fackhandel.
- Periodisk fakturering används för att fakturera el, vatten eller telefonitjänster samt kreditkortsanvändning.
Läs handledning och specifikationer för den affärsprocess som du har valt för att kunna införa affärsprocessen på rätt sätt.
2. Anpassa organisationen
När ett företag börjar handla elektronisk behöver ofta organisationen och verksamheten ses över. Färre resurser krävs för att kontrollera fakturor medan nya arbetsuppgifter kan tillkomma, som kontroll av att sortiment och priser är enligt avtal. Dessutom behövs en rutin för att koppla på nya affärsparter och koppla bort avslutade relationer. När organisationen är anpassad ger elektronisk handel stora vinster genom effektivare processer.
3. Inför e-handelssystem
Beroende på dina behov och vilka funktioner för elektronisk kommunikation som ditt affärssystem redan har kan du välja olika typer av e-handelssystem:
- Ditt affärssystem kan redan ha de funktioner som krävs för elektronisk handel enligt den affärsprocess som du har valt. Kontakta din leverantör av affärssystem för mer information.
- Utveckla en egen e-handelslösning enligt handledningen och specifikationer för den affärsprocess som du har valt.
För att kunna skicka affärsinformation över ett nät krävs ett filöverföringsprotokoll. Kontrollera därför hur datakommunikationen ska ske med dina affärsparter.
4. Bestäm vem du ska handla med
Ta reda på vilka av dina leverantörer eller kunder som redan nu kan handla elektroniskt, och vilka som i framtiden kan införa elektronisk handel enligt den affärsprocess som du har valt.
5. Beställ abonnemang på GS1 Företagsprefix
För att din affärspart ska kunna se vem du har fått affärsmeddelandena från behöver ditt företag identifiera sig med ett GLN (GS1-lokaliseringsnummer). På samma sätt identifierar sig dina affärsparter så att du vet vem du har fått informationen ifrån. För att kunna skicka och ta emot elektronisk affärsinformation enligt GS1 Swedens affärsprocesser för elektronisk handel krävs att affärsparterna identifierar sig med GLN. GLN ingår när du beställer ett GS1 Företagsprefix.
6. Förbered e-handel
Skicka och ta emot basinformation om parter, leveransplatser, artiklar med mera genom att utbyta partsinformation, prislistor och artikelinformation. Din affärspart kan ha flera olika leveransplatser som var och en identifieras med ett GLN, och bygg därför upp ett register med partsinformation.
Tänk på att basinformationen inte får ändras av misstag eftersom den innehåller till exempel kontonummer som betalningar ska göras till. Överväg en behörighetsspärr för att låsa informationen.
7. Upprätta ett e-kommunikationsavtal
Upprätta e-kommunikationsavtal med varje affärspart. Avtalet reglerar ansvaret hos parterna när det gäller utväxling och loggning av affärsinformationen som sker i form av elektroniska affärsmeddelanden.
8. Börja e-handla
När basinformation är på plats är ditt företag redo att börja göra affärer på ett nytt sätt, det vill säga skicka eller ta emot elektroniska avrop eller beställningar samt information om leveranser och fakturor.