Här har vi grupperat webbplatsens information utifrån olika branscher. Det finns nyheter, information om hur GS1-systemet kanimplementeras för din bransch och mycket mer.
· Bygg
· Transport
· El
· Storhushåll
· Offentlig sektor
· Dagligvaror
· Sjukvård/läkemedel
· Övrig detaljhandel
Du är här: Start › Elektronisk handel › Artikelinformation (VCD) › Vanliga frågor om artikelinformation
Här får du svar på de vanligaste frågorna om artikelinformation.
Dokumentstatus anger om artikelinformationen gäller ny artikel, borttagen artikel, ändrad artikel ellerkorrigering av artikelinformation. Observera att dokumentstatusen gäller helaartikelhierarkin.
Dokumentstatus ska alltid anges i förhållande till befintlig artikelinformation i Validoo Item. Om exempelvis artikelinformation med ny artikel avvisas i Validoo Item ska artikelinformation korrigeras och sändas om. Vid omsändningen är detta fortfarande ny artikel. Nedan visas dokumentstatusen för några olika exempel.
Termen Datum och tid för senaste ändring möjliggör versionskontroll genom att ange den tidpunkt då artikelinformationen senast ändrades i avsändarens databas.
I artikelinformationen kan endast GLN som har skapats med hjälp av ett GS1 Företagsprefix som är utdelat av GS1 Sweden, en GS1-organisation i ett annat land eller av GS1 Global Office användas.
I artikelinformationen ska ett GTIN (GS1-artikelnummer) alltid bestå av 14 siffror. Fyll därför ut med inledande nollor för GTIN-13 och GTIN-8. Det är endast artikelnumrets format som ändras, och artikelnumrets betydelse förblir oförändrat.
Exempel:
Det finns internationella regler för vilka förändringar av en artikel som kräver att artikeln får ett nytt GTIN (GS1 artikelnummer) respektive vilka ändringar som är tillåtna utan att GTIN byts ut.
Du ska byta GTIN vid ändring av:
Du behöver inte byta GTIN vid
»Läs mer om de internationella GTIN-reglerna.
GTIN-reglerna beskriver vilka förändringar av en artikel som kräver att artikeln får ett nytt GTIN (GS1-artikelnummer) respektive vilka ändringar som är tillåtna utan att GTIN byts ut. Ett yttermått får ändras med högst 20 %, utan att artikeln behöver få ett nytt GTIN.
» Läs mer om de internationella GTIN-reglerna.
Ett vanligt fel i artikelinformationen är att bredd och djup har förväxlats. För att artikelinformationen ska bli rätt behöver värdena för höjd och bredd ändras, vilket ofta leder till att ändringen är större än 20 % och utanför GTIN-reglerna. Det är då tillåtet att skicka om artikelinformationen med status korrigering utan att behöva tilldela artikeln ett nytt GTIN. Detta är under förutsättning att artikeln är ny och inte redan finns på marknaden.
Tänk på att, om felet upptäcks sent, kan det ha stor påverkan på varumottagarens förberedelser för lansering, till exempel planeringen av artikelns placering i hyllan. Uppmärksamma gärna din handelspart på att ny information med stora korrigeringar har skickats.
I artikelinformationen kan endast dessa GTIN användas:
Informationen till hyllkantsetiketten hämtas från de termer som är angivna i artikelinformationen. Det är viktigt att leverantören fyller i informationen på rätt sätt eftersom den är avsedd att gå direkt ut till hyllkanten i butik. Bilden nedan visar ett exempel på hur informationen till en hyllkantsetikett hämtas från artikelinformationen.
Hyllkants/kvittotext får inte innehålla varumärke eller storlek.
Hyllkants/kvittotext: ”Superwash Sens 750” är angiven i artikelinformationen. Eftersom varumärke och förpackningsstorlek även anges i respektive term i artikelinformationen kommer dessa benämningar att upprepas på hyllkantsetiketten.
Jämförpris beräknas med hjälp av pris och Jämförmängd färdigvara enligt:
Pris/Jämförmängd
Observera att priset för artikeln inte anges i artikelinformationen utan av butiken.
Leverantören har angett i artikelinformationen att en förpackning tvättmedel räcker till 20 st tvättar:
Butikens pris: 29.90 Kr/Förp
Jämförpris: 29.90/20=1.50 Kr/tvätt
För fisk anges svensk och latinsk benämning i termerna artikelbenämning respektive hyllkants/kvittotext i artikelinformationen.
Tullstatistiskt nummer/harmoniseringskod anges när köparen ska förtulla artiklar som importeras. Numret utfärdas av tullverket. Om köparen inte ska förtulla artiklar behöver inget nummer anges.
Målmarknadsområde är det land eller annat geografiskt område där leverantören har beslutat att göra artikeln tillgänglig för köpare. Detta styr inte på något sätt var köparen kan återförsälja artikeln till konsumenter.
GS1:s globala standard för artikelinformation anger vilka termer som är globala och vilka som kan variera per målmarknadsområde respektive mottagare. GS1:s internationella GTIN-regler gäller däremot för alla målmarknadsområden. GTIN-reglerna beskriver vilka förändringar av en artikel som kräver att artikeln får ett nytt GTIN (GS1-artikelnummer) respektive vilka ändringar som är tillåtna utan att GTIN byts ut.
En artikel kan förekomma på tre olika nivåer:
För varje artikel på topp- och mellannivå ska de ingående artiklarna på nästa lägre nivå i artikelhierarkin anges.
» Läs mer om artikelnivåer.
Exempel: På en pall står 24 st lådor. Varje låda innehåller 6 st schampoflaskor. Pallen är toppnivån, en låda med schampoflaskor är mellannivån och en schampoflaska är basnivån.
Artikelhierarki:
Antal inneliggande
artiklar (st)
» Läs mer om artikelhierarkier.
Lådorna står på en halvpall och halvpallen står på en helpall.
På en expopall finns ofta konsumentförpackningar i öppnade ytterförpackningar. I artikelhierarkin ingår konsumentartikeln på basnivån, och expopallen är den beställningsbara samt logistiska artikeln på toppnivån.
Exempel: På en expopall står 42 st förpackningar som innehåller konsumentförpackningar med kattmat.
Observera att de öppnade ytterförpackningarna inte ska anges som artikel på mellannivå eftersom att de inte har samma logistiska egenskaper som oöppnade ytterförpackningar. Om öppnade ytterpackningar anges som om de vore oöppnade kan det leda till problem i handelns varuförsörjning till butik.
Produktklass anger hur artikeln klassificeras enligt GPC (Global Product Classification). GPC är obligatoriskt för alla artikelnivåer i en hierarki.
I sortrena artikelhierarkier kan samma produktklass som på basnivån användas för alla nivåer i hierarkin. För blandade artikelhierarkier väljs en produktklass för blandningen (variety pack) eller en av de ingående artiklarnas produktklass för hela hierarkin.
» Läs mer om GPC och GPC-sök.
Artikelstatus anger om artikeln är avsedd att säljas till slutkonsument, om den är en logistisk enhet och beställningsbar. Observera att samma artikel kan ha flera av dessa egenskaper:
Exempel: Flaskor med mineralvatten kan säljas till konsumenten antingen en och en eller i ett 6-pack. Beställningsbar enhet är ett 6-pack med flaskor eller en låda med 4 st 6-pack. Den logistiska enheten är en pall med 24 st lådor.
Mellannivå 1Konsumentartikel
Beställningsbar artikel
» Läs mer om artikelstatus.
Termen Tillgänglighetsdatum ska innehålla det första datum som leverantören kan ta emot beställningar. Detta datum ska inte förväxlas med lanseringsdatum då en ny artikel ska finnas på butikshyllorna. Om lanseringsdatumet anges som Tillgänglighetsdatum finns en risk att artikeln blir tillgänglig för beställning i köparens inköpssystem för sent. Det kan i värsta fall leda till tomma hyllor på lanseringsdagen eller, i näst värsta fall, till onödigt manuellt arbete.
För säsongsvaror anges den period som en artikel är beställningsbar med Tillgänglighetsdatum och Senaste tillgänglighetsdatum. Om ny säsong ska anges skickas en korrigering av artikelinformationen med nya datum.
Nedan visas ett exempel för en säsongsartikel som introduceras, finns tillgänglig två säsonger, och sedan utgår ur sortimentet.
Säsong 1
Säsong 2
Artikeln utgår
För artiklar som har lastbärare i form av en av Svenska Retursystems pallar ska Förpackningstyp, Palltyp och Pantkod fyllas i. Vid validering i Validoo Item räknas den i kodlistan angivna lastbärarvikten in i totalvikten. I de fall olika standardvikter är angivna i kodlistorna för Palltyp och Pantkod, så används vikten som hör till pantkoden.
För artiklar som har någon av Svenska Retursystems lådor som förpackningtyp anges T0137 Förpackningtyp till CR – Back och T0148 Pantkod för respektive modell av lådan.
För pallar som inte har pant ska Förpackningstyp och Palltyp anges. För till exempel en engångshalvpall, anges T0137 Förpackningstyp till PX – pall och T2244 Palltyp till 10 - ISO 0-pall.
Förpackningsmaterial ska anges när:
Förpackningsmaterial behöver inte anges när:
I Sverige finns ett lagstiftat producentansvar för återvinning av förpackningsmaterial. Eftersom återvinningen inte bär sina egna kostnader finansieras verksamheten med förpackningsåtervinningsavgifter.
Det är företaget som säljer varor till konsumenten som ansvarar för att avgiften är betald. Handelsledet måste därför få veta om leverantören redan har betalat eller inte. Om leverantören inte har betalat avgiften måste handlaren dessutom få veta vilket förpackningsmaterial det är, för att kunna betala rätt avgift.
Exemplen visar hur artikelinformationen ska fyllas i för några olika fall.
Exempel 1: Förpackningsåtervinningsavgiften är betald. Förpackningsmaterial behöver därför inte anges.
Exempel 2: Förpackningsåtervinningsavgiften är inte betald. Förpackningsmaterial behöver därför anges, förutom för artikeln på toppnivå eftersom den är returemballage.
Exempel 3: Förpackningsåtervinningsavgiften är inte betald. Förpackningsmaterial behöver därför anges, förutom för artikeln på basnivå eftersom den är oförpackad.
Variabelmåttindikatorn anger att varan är så kallad variabelmåttvara, det vill säga mängden av produkten i förpackningen kan variera och priset varierar med vikten.
Indikatorn är en ja/nej-indikator som är obligatorisk på alla artikelnivåer eftersom vissa artiklar, till exempel ost, kan ha en variabel vikt på basnivå, men på mellannivå ha en fast vikt.
Höjd, bredd och djup för konsumentartiklar definieras utifrån den sida som ska visas mot konsumenten. Det spelar ingen roll om en artikel placeras på en hylla, i ett skåp eller i en box.
» Läs mer om mätregler för förpackningar.
Framsidan är den sida med störst yta som också används för att sälja artikeln till konsumenten, det vill säga den sida som är märkt med till exempel artikelbenämning och/eller varumärket. Definitionen gäller även förpackningar som i hyllan placeras på annat sätt, till exempel bordsmargarin. Framsidan definieras då som margarinpaketets lock, eftersom varumärket är störst på denna sida.
Staplingshöjd anges för förpackningar vars staplingshöjd inte är densamma som artikelns höjd och/eller lavhöjd. Exempel: ask för bordsmargarin, returlådor, SRS-backar eller hinkar.
I bilden visas hur en artikels höjd och staplingshöjden räknas ihop till stapelns totala höjd.
I Förpackningsguide för dagligvaror, utgiven av ECR Sverige, finns rekommendationer för maximal pallhöjd samt maxvikt för konsumentartikel, ytterförpackning och pall. Rekommendationerna, eller de mottagarspecifika reglerna, har tagits fram för att göra det möjligt att optimera lastbilstransporter och förvaring i hyllställage i distributionscentraler.
De mottagarspecifika reglerna används av vissa köpare, men används inte av andra köpare. Om köparen använder sig av mottagarspecifika reglerna kontrolleras dessa i Validoo artikel, på uppdrag av köparen.
Inom dagligvaruhandeln gäller följande rekommendationer:
Även om köparen använder sig av de mottagarspecifika reglerna kan köparen göra ett undantag, eller en så kallad dispens, för vissa typer av artiklar. Det är köparen som avgör om de tillåter en högre höjd är maximal pallhöjd eller större vikt än maxvikt, och det är köparen själv som beviljar och administrerar dispenserna. Kontakta därför din köpare för att få dispens från de mottagarspecifika reglerna.
Om artikelinformationen inte har godkänts på grund av att en mottagarspecifik regel inte följs innehåller valideringsrapporten från Validoo artikel någon/några av dessa felkoder: 730271, 730272, 730273, 730274.
Antal ingående lav och Förpackningar per lav är inte obligatoriska uppgifter och bör inte anges när en exponeringsenhet är en helpall.
Tryckkänslighet innehåller uppgift om hur många förpackningar som kan staplas på varandra utan att varorna skadas. Om den högsta stapel som kan ställas upp består av tre förpackningar ska värdet vara 3.
I vissa fall omräknas tryckkänsligheten till vilken vikt förpackningen tål. Därför ska antalet anges även om det aldrig är aktuellt att stapla förpackningstypen upp till det angivna antalet.
Listpris behöver ej anges och kommer att utgå ur Artikelinformationen.
En bryggeripall består av en helpall med två halvpallar på. På varje halvpall står två brätten med 24 flaskor i varje. 4 lager brätten och flaskor är staplade på varandra. Längst upp på varje stapel finns ett tomt brätte som låser den översta laven flaskor. Flaskorna, brättena och pallarna har pant vilket ska anges i artikelinformationen. Varje artikel i Artikelinformation kan ha information om en eller flera panter. Till varje pant kan knytas ett visst antal.
Artikelhierarkin består av tre nivåer:
Så här anges artikelhierarkin och panterna för en sortren respektive mixad pall:
Artikelnivå
Artikel
Ingående
artikel
Antal innel.
Toppnivå
Helpall
Halvpall
Mellannivå
Flaska
Basnivå
-
Halvpall A
Halvpall B
1 st Halvpall A
1 st Halvpall B
Flaska A
Så här anges artikelinformationen för artiklar med varierande vikt, till exempel kött, fisk, ost, frukt och grönsaker.
I artikelinformationen anges ja/true för termen Variabelmåttindikator för att ange att artikeln har varierande vikt.
En konsumentförpackning som har varierande vikt numreras med ett viktvarunummer. Viktvarunumret skapas med hjälp av GS1 Viktvaruprefix, ett löpnummer, priset i kronor eller vikten i kilogram samt en kontrollsiffra.
När viktvarunumret ska anges i artikelinformationen ersätts de fyra siffrorna som anger priset i kronor eller vikten i kilogram med fyra nollor. Kontrollsiffran räknas därefter ut på nytt. Eftersom GTIN alltid ska bestå av 14 siffror i artikelinformationen, så ska det 13-siffriga viktvarunumret fyllas ut med en inledande nolla.
Exempel på ett viktvarunummer och hur det anges i artikelinformationen.
Viktvarunummer: 02388061900001
0
1
Inledande nolla
Observera att det endast är konsumentförpackningen, som befinner sig på basnivån i artikelhierarkin, som numreras med ett viktvarunummer. Artiklarna på mellannivå och toppnnivå ska inte numreras med ett viktvarunummer utan med GTIN (GS1-artikelnummer).
Alla artiklar som ska säljas per styck ska ha ett GTIN, även om de är oförpackade och saknar streckkod. För degämnen som gräddas i butik och sedan säljs till konsument gäller följande rekommendation:
Leverantören avgör om det är det ogräddade degämnet eller förpackningen som degämnena ligger i som är den beställningsbara artikeln. Höjd, bredd och djup för degämnet mäts enligt mätreglerna för konsumentartiklar.
Artikelinformation för böcker anges enligt nedan:
I de fall artiklar levereras i små volymer och blandas på samma pall beroende på beställd volym, eller levereras utan pall, ska artikelinformation anges för varje artikel för sig. Detta innebär att leverantören för varje konsumentartikel ska skapa en komplett artikelhierarki inklusive pallnivå för en sortren helpall, även om artikeln inte levereras som sortren helpall.
För konsumentartiklar som levereras lösa, dvs inte packade i lådor, backar eller dylikt, skall konsumentartikel finnas på basnivå och pall på toppnivå. I annat fall redovisas konsumentartikel på basnivå, ytterförpackning på mellannivå och pall på toppnivå.
Detta krävs för att köparna ska kunna lägga upp artikeln i sina logistiksystem, vilket är nödvändigt även för direktdistribuerade artiklar. Observera att pallnivån skall identifieras med eget GTIN (GS1-artikelnummer).