• •  
  • Order
    • Order here
    • GS1 Company Prefix fees
    • Vanliga frågor om beställning
    • Agreements and forms
  •  
• •  
  • Streckkoder
    • Behöver du en EAN-kod?
    • 10 steg till en streckkod
    • Konsumentförpackningar
    • Ytterförpackningar
    • Pallar
    • Transportmärkning
    • Bar code quality
    • Streckkodsleverantörer
  •  
• •  
  • RFID och EPC
    • Om RFID och EPC
    • Framtiden är här
    • Supply chain
    • Returlastbärare
    • Spårbarhet
    • I butiken
    • EPC-standarder
    • Integritetsskydd
    • Leverantörer
    • RFID in Rail 16-17 February 2011
  •  
• •  
  • Elektronisk handel
    • Om elektronisk handel
    • Kom igång med e-handel
    • Behöver du ett GLN?
    • Vanliga frågor om e-handel
    • Affärsprocesser, ESAP
    • Artikelinformation (VCD)
    • EANCOM / XML
    • Datakommunikation
    • E-kommunikationsavtal
  •  
• •  
  • Validoo
  •  
• •  
  • GS1 i min bransch
    • Bygg och VVS
    • Dagligvaror och detaljhandel
    • Utilities
    • Försvaret
    • Hälso- och sjukvård
    • Staten, kommuner och landsting
    • Transport och logistik
  •  
• •  
  • GS1- systemet
    • Om GS1-systemet
    • GS1-guide
    • Items with variable weight
    • Identifiering
    • Informationsbärare
    • Klassificering GPC/UNSPSC
    • Spårbarhet
    • Beräkna kontrollsiffra
    • Nummerupplysning
    • Technical documentation
    • GS1 landskoder
  •  
• •  
  • Om GS1
    • Om GS1 Sweden
    • GS1 i världen
    • Arbetssätt
    • Nyheter och press
    • Publikationer
    • Movies
    • Utbildningar och events
    • GS1 Sweden Concept Centre
    • Kontakta oss
  •  

Du är här: Start › Elektronisk handel › Affärsprocesser, ESAP › ESAP FAQs

Affärsprocesser, ESAP

ESAP FAQs

1. I invoice in Euros but use Swedish Crowns in my bookkeping. How is VAT and currency information shown in the invoice?

    

   The following basic rules apply:

   • Swedish companies can keep their accounts in Swedish Crowns or Euros.
   • Invoices can be raised in currencies other than Swedish Crowns.

   • Total tax amount and Taxable amount must always be specified in the invoicing currency independent of the currency that the invoice is raised in.

   • If the invoicing currency is different from the bookkeeping currency then the currency must be converted and the VAT amount according to the bookkeeping currency must be sent (see the field "VAT amount in VAT currency").

    

   The example below shows how the invoice is completed under the following conditions:

   • The invoice is raised in Euros.
   • The seller’s bookkeeping currency is Swedish Crowns.
   • Part of the invoice relates to goods with a VAT rate of 12% (food rate VAT)
     - Total net amount = 100 (Euro)
   • Part of the invoice relates to goods with a VAT rate of 25 % (standard rate VAT)
     - Total net amount = 200 (Euro)

    

   Only terms and values that are relevant for the example are shown in the table.  

   Term-id	Term name	Example	Comments
   INVOICE HEADER
   CURRENCY ALCULATION
   T0283	Rate of exchange	10.4595	Exchange rate from the central bank  2009-11-03
   T2204	Invoicing currency	EUR	Code from ISO 4217
   T0286	VAT currency	SEK	Code from ISO 4217
   INVOICE SUMMARY
   TAX SUBTOTALS (FOR FOOD)
   T0194	Tax type	VAT
   T0195	Tax rate	12	12%
   T0197	Tax category	M	Food
   T2022	Total tax amount	12	Currency is Euros – from contents of T2204 in invoice header.
   T0180	Taxable amount	100	Currency is Euros – from contents of T2204 in invoice header.
   T0284	VAT amount in VAT currency	125.51	Currency is Swedish Crowns – from contents of T0286 in invoice header.   VAT amount in bookkeeping currency: T2022*T0283   12 euro*10.4595=125.514   Rounded =  125.51
   TAX SUBTOTALS (FOR STANDARD RATE VAT)
   T0194	Tax type	VAT
   T0195	Tax rate	25	25%
   T0197	Tax category	S	Standard
   T2022	Total tax amount	50	Currency is Euros – from contents of T2204 in invoice header.
   T0180	Taxable amount	200	Currency is Euros – from contents of T2204 in invoice header.
   T0284	VAT amount in VAT currency	522.98	Currency is Swedish Crowns – from contents of T0286 in invoice header.   VAT amount in bookkeeping currency: T2022*T0283   50 euro*10.4595=522.975   Rounded= 522.98

    

   Here you can see the EDIFACT-file for the above example:

    » EDIFACT-file Sending VAT and currency information with exchange rate

    

2. Hur gör jag för att kreditera ett felaktigt fakturerat pris?

   Det finns två sätt att kreditera ett felaktigt fakturerat pris på:
   
   - Genom att kreditera hela fakturan och ställa ut en ny korrekt. Det här sättet är alltid rätt, det vill säga att alla system bör klara ett sådant sätt att kreditera. Här finns ett exempel:
   » Kreditera felaktigt fakturerat pris, alternativ 1
   

    

   - Genom att endast kreditera den/de felaktiga raderna. En ny faktura ställs ut för den/de rader som krediterats. Här finns ett exempel:
   » Kreditera felaktigt fakturerat pris, alternativ 2

3. Hur gör jag för att kreditera en osåld vara som har returnerats?

   Osålda varor som returneras, till exempel julmust, härrör ofta från flera olika beställningar och därmed är också flera olika debetfakturor knutna till varorna (en faktura per beställning). Eftersom det därför inte går att referera till en enda debetfaktura får man i stället ange en faktureringsperiod i kreditfakturan. Faktureringsperioden täcker in de aktuella debetfakturorna. Här finns ett exempel:

   » Kreditera returnerad osåld vara

    

   Om man vet att den osålda varan härrör från en specifik leverans/faktura kan man på vanligt sätt referera till den fakturan i kreditfakturan. Här ges inget exempel för det alternativet.

4. Hur gör jag för att kreditera skadat gods?

   Det finns flera sätt att kreditera skadat gods på:

    

   - Genom att kreditera hela fakturan och ställa ut en ny där det skadade godset inte är med. Här finns ett exempel:
   » Kreditera skadat gods, alternativ 1 

    

   - Genom att kreditera endast raden/raderna med det skadade godset. Ingen ny faktura behöver ställas ut. Här finns ett exempel:
   » Kreditera skadat gods, alternativ 2

    

   Om en order resulterar i flera leveranser kan det få förekomma kreditrader i nästa faktura (inom samma order) tills ordern är fullständigt levererad. Att kreditera det skadade godset i en nästkommande faktura som hör till en leverans för en annan order rekommenderas inte, eftersom det strider mot regeln att en faktura får referera till endast en order.

5. Vilka pristyper används i ESAP20?

   I ESAP 20 används olika pristyper beroende på vilken typ av artikel och prissättning som gäller. Dokumentet nedan beskriver vilka pristyper som finns och hur de ska användas i ESAP 20.

   » Pristyper i ESAP (.pdf)

6. När ska en artikel anges som tjänst i sortiment- och prislistan?

   En artikel kan vara en fysisk artikel, till exempel en kontorsstol, eller en tjänst, till exempel fönsterputsning.

    

   En tjänst skiljer sig från en fysisk artikel vid beställning och leverans bland annat genom att:

    

   • En tjänst inte levereras som ett fysiskt kolli till mottagaren.
   • En tjänst inte alltid kan anges i avropet på en egen avropsrad. Ett exempel på en sådan tjänst är jourkostnad, som enligt avtal läggs på fakturan om köparen är angelägen om att få sin leverans på annan tid än ordinarie arbetstid. (Mer om detta finns att läsa under frågan Hur hanteras orderprioritering vid beställning av läkemedel i ESAP 6 på denna sida.)

    

   I sortiment- och prislistan (6.1.1/6.1.2) går det att visa att artikeln är en tjänst genom att använda termen ”T4119 Tjänst, indikator”. Genom att artikeln flaggas som en tjänst kan den hanteras på rätt sätt, till exempel:

    

   • Vid mottagning av en leverans kan tjänsterna undantas från kravet att stämmas av mot leveransaviseringen.
   • Fakturarader som innehåller en tjänst kan undantas från kravet att innehålla referens till avrop och avropsrad.

    

   Här finns ett exempel på hur sortiment- och prislista, avrop och faktura kan se ut vid beställning av en tjänst:

   » Ifyllnadsexempel för beställning av tjänst i ESAP 6 (.pdf).

7. Hur hanteras extemporeläkemedel i ESAP 6?

   Extempore är läkemedel som är skräddarsydda för en viss patient. Ett extemporeläkemedel är alltså inte standardiserat, utan tillverkas på beställning av ett apotek för just den patienten. Extempore används till exempel för patienter med speciella vårdbehov och för läkemedel med väldigt kort hållbarhet.

    

   ESAP 6 innehåller funktionalitet för att beställa extemporeläkemedel. Extempore behandlas som en ”vanlig” artikel i affärsmeddelandena, förutom att följande termer även ska användas:

    

   I sortiment- och prislistan (ADS 6.1.1)

    

   • "T1351 Kundorderstyrd tillverkning, indikator". Koden MTO ska anges för att visa att artikeln tillverkas efter att den beställts.
   • "T1342 Kompletterande artikelinformation, kod". Koden Z02 ska anges för att visa att avropet ska innehålla termen "T1334 Referens till behandlingsinstruktion" (se nedan).

    

   I avropet (ADS 6.1.3)

    

   • "T1334 Referens till behandlingsinstruktion". Termen används för att referera till den instruktion för framställning (det vill säga "recept") som gäller för just detta extemporeläkemedel.

    

   Med hänsyn till patientsäkerheten överförs inte instruktionen, "receptet", i affärsmeddelandena för ESAP 6. I stället överförs den på annat sätt i samband med beställningen. För att knyta instruktionen till informationen i e-handelsflödet anger man i avropet en referens till instruktionen (med hjälp av termen T1334). Om instruktionen till exempel överförs via en Excel-fil kan referensen som anges i avropet vara namnet på Excel-filen. Om det finns krav på att referensen blir unik kan GS1 dokumentidentitet, GDTI, användas.

    

   Referens till behandlingsinstruktion behöver endast anges i avropet. Övriga affärsmeddelanden (avropssvar, leveransavisering, faktura) innehåller referens till avropet och kan på så sätt kopplas till behandlingsinstruktionen.

    

   Extemporemeddelande

   Ett affärsdokument, Extempore har skapats för att beskriva vilket innehåll som behövs för att tillverka extempore. Fokus har varit att göra definitionen formatoberoende men göra den så pass tydlig att det i efterhand går att skapa ett lämpligt format och kunna sända innehållet elektroniskt. Extemporemeddelandet är inte en del av ESAP 6 men ska kunna refereras till från ESAP 6.

    

   Här finns ett exempel på hur sortiment- och prislista, avrop och faktura kan se ut för extempore:

   » Ifyllnadsexempel för extempore

8. Hur hanteras orderprioritering vid beställning av läkemedel i ESAP6?

   Vid beställning av till exempel läkemedel kan leverantören och köparen ha kommit överens om att beställaren ska kunna välja mellan olika alternativ som ger leverans olika snabbt. Exempelvis kan parterna ha kommit överens om följande alternativ:

    

   • Normalorder: Order före kl 09.00 ger leverans nästa dag.
   • Tilläggsorder: Order före kl 09.00 ger leverans kl 15.00 samma dag.
   • Akutorder: Leverans inom 2 timmar (order under normal arbetstid).
   • Jourorder: Leverans inom 2 timmar (order under ej normal arbetstid).
     

    

   Parterna kommer även överens om koder för de olika leveransalternativen. 

    

   Exempel:

   Leveransalternativ	Kod
   Normalorder	N1
   Tilläggsorder	N2
   Akutorder	N3
   Jourorder	N4

    

   För att visa vilket leveransalternativ som gäller för en beställning anges koden i avropshuvudet med termen T1355 Distributionsegenskap, kod.

    

   Parterna kan även komma överens om att prissätta leveransalternativen. Varje leveransalternativ behandlas då som en artikel och anges i prislistan med bland annat artikelnummer, benämning och pris. Leveransalternativen behandlas dessutom som en artikel av typen "tjänst".

    

   Exempel:

   Artikelnummer	Leveransalternativ	Typ av artikel	Pris
   7300015200178	Normalorder	Tjänst	75kr/orderrad
   7300015200185	Tilläggsorder	Tjänst	125kr/orderrad
   7300015200192	Akutorder	Tjänst	250kr/orderrad
   7300015200239	Jourorder	Tjänst	1200kr/timme

   
   Termen T4119 Tjänst, indikator används i prislistan för att ange att det är en tjänst och inte en fysisk artikel. 

   
   I fakturan redovisas det leveransalternativ som gällde för avropet. Totalpriset för leveransalternativet beräknas enligt den överenskomna prislistan. Priset kan till exempel baseras på antalet levererade artiklar, eller på den totala tiden det tog att effektuera beställningen. En fakturerad tjänst behöver nödvändigtvis inte referera till en avropsrad. I de fall tjänsten inte behöver en referens till en avropsrad skall detta vara avtalat.

    

   Här finns ett exempel på hur sortiment- och prislista, avrop och faktura kan se ut vid beställning av läkemedel med orderprioritering:

   » Ifyllnadsexempel för orderprioritering vid beställning av läkemedel i ESAP 6 (.pdf).
   

9. Vad är samordnad distribution och hur fungerar det i ESAP 6?

   I stället för att leverantörerna var för sig distribuerar varor till exempelvis skolor och omsorgsenheter inom en kommun kan transporterna samordnas lokalt via en distributionscentral. Det kan ge fördelar för både leverantörer och köpare i form av högre fyllnadsgrad, snabbare distribution och färre leveranser.

    

   Här finns en beskrivning av ansvarsfördelningen mellan köpare, leverantör och samdistributör, samt vilken information parterna behöver utbyta vid samordnad distribution:

   » Samordnad distribution (.pdf)

10. Hur hanterar jag avrops- respektive orderbekräftelse med ändring?

    Med en avropsbekräftelse med ändring (ESAP 6), respektive orderbekräftelse med ändring (ESAP 20) informerar leverantören köparen om ändringar gentemot avropet/ordern. Det kan till exempel gälla ändrat leveransdatum eller ändrad kvantitet för en artikel. Följande exempel beskriver hur olika typer av ändringar hanteras med avrops-/orderbekräftelse med ändring:

     

    » Exempel 1: Hela beställningen levereras vid annat datum än det önskade (.pdf).

     

    » Exempel 2: En av de beställda artiklarna levereras vid annat datum än det önskade (delleverans) (.pdf).

     

    » Exempel 3: En beställd artikel levereras vid annat, okänt, datum än det önskade (restnotering) (.pdf).

     

    » Exempel 4: En delmängd av en beställd artikel levereras vid annat datum än det önskade (delleverans) (.pdf).

     

    » Exempel 5: En delmängd av en beställd artikel levereras vid annat, okänt, datum än det önskade (restnotering) (.pdf).

     

    » Exempel 6: En delmängd av en beställd artikel avvisas (levereras ej) (.pdf). 

     

    » Exempel 7: En beställd artikel avvisas helt (levereras ej) (.pdf).

     

    » Exempel 8: Alla artiklar avvisas (hela avropet/ordern avvisas) (.pdf).

     

    » Exempel 9: En beställd artikel ersätts med en annan artikel (.pdf).

     

    » Exempel 10: En beställd artikel ersätts delvis med en annan artikel (.pdf).

     

    » Exempel 11: En beställd artikel ersätts delvis med en annan artikel. En delmängd av den beställda artikeln levereras inte alls (.pdf).

     

    » Exempel 12: En beställd artikel ersätts delvis med en annan artikel, som levereras vid ett senare datum. En delmängd av den beställda artikeln levereras inte alls (.pdf).

     

 

• Sajtkarta
• Om cookies
• Kontakta GS1 Sweden